Le guide du vote en assemblée générale de copropriété

L’assemblée générale (AG) est le rassemblement de tous les copropriétaires, pour prendre les décisions nécessaires à la pérennité de la copropriété et à son bon fonctionnement. Le syndic convoque individuellement chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’AG. Cette convocation comporte l’ordre du jour, indiquant l’ensemble des projets de résolutions qui seront soumises au vote. Hellio fait le point sur la constitution de l’AG et son rôle, ainsi que sur les étapes de vote.

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Définition d’une assemblée générale de copro

La convocation à l’AG est adressée par le syndic en lettre recommandée avec accusé de réception, à l’ensemble des copropriétaires, qu’ils soient propriétaires bailleurs ou occupants. La tenue de l’assemblée a lieu au moins une fois par an, dans un délai maximum de 6 mois suite à la clôture de l’exercice comptable. La présence à l’AG n’est pas obligatoire pour les copropriétaires, mais fortement recommandée.

De nombreuses décisions parfois lourdes de conséquences y sont débattues et votées, pouvant notamment impacter le montant des appels de fonds.

Qui constitue l'assemblée ?

À son arrivée à l’AG, chaque copropriétaire ou mandataire — personne désignée par un copropriétaire absent pour le représenter — signe la feuille de présence tenue par le syndic de copropriété. Figurent également sur cette feuille de présence, les copropriétaires assistant à l’assemblée générale par voie électronique ainsi que ceux ayant voté par correspondance. Ce document permet de comptabiliser les tantièmes des copropriétaires présents ou représentés, afin de voter les résolutions dans les règles de l’art.

Au début de la réunion, les copropriétaires désignent le président de séance ainsi qu’un ou plusieurs scrutateurs de séance. Le président de séance contrôle la feuille de présence et veille à la régularité des votes durant l’AG. Les scrutateurs comptabilisent le nombre de votes et leur équivalence en tantièmes durant toute l’assemblée.

Enfin, un secrétaire de séance est élu notamment pour rédiger le procès-verbal de l’assemblée (PV).

Le rôle de l’AG

Le rôle de l’assemblée générale est de faire adopter ou refuser l’ensemble des résolutions portées à l’ordre du jour. Il peut s’agir d’actes de gestion courante, de décisions de travaux ou d’engagement de procédures contentieuses. L’assemblée générale revêt un rôle majeur où se valident toutes les décisions au sein d’une copropriété.

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Quand organise-t-on une AG ?

Le syndic doit convoquer une assemblée générale au moins une fois par an : il s’agit de l’AG ordinaire de la copropriété. Certains événements peuvent amener le syndic à recourir à une ou plusieurs AG extraordinaires au cours de l’année. C’est notamment le cas pour entériner des décisions « urgentes » qui ne pourraient être reportées à la prochaine AG annuelle.

Pour voter une décision liée à la copropriété

Toute décision concernant la copropriété doit être approuvée en assemblée générale annuelle. Il existe une exception lorsqu’un sinistre survient sur les parties communes ou s'il y a une nécessité de travaux remettant en cause la sécurité du bâtiment et de ses occupants. Dans ces cas précis, le syndic peut agir sans accord préalable de l’AG, pour prendre les mesures conservatoires et donc supprimer le risque.

En dehors de cette exception, l’AG doit se prononcer en faveur des résolutions avant d’être engagée par le syndic. Chaque résolution présentée à l’ordre du jour précise le type de majorité nécessaire à son approbation.

Les exemples de décisions à voter

Plusieurs projets de résolutions sont obligatoirement portés à l’ordre du jour de chaque AGO (ordinaire). D’autres sont proposés par le syndic ou directement liés aux demandes adressées par les copropriétaires en amont de l’envoi de la convocation.

1- Les résolutions obligatoires

Ces résolutions sont obligatoirement présentées au vote de l’AG une fois par an :

• Examen du rapport du conseil syndical et élection ou renouvellement de ses membres,
• Approbation des comptes du syndic,
• Vote du budget prévisionnel,
• Quitus au syndic (validation de la gestion du syndic sur l’exercice écoulé),
• Élection ou renouvellement du mandat des membres du syndic,
• Examen des provisions à constituer pour travaux de conservation et d’entretien,
• Détermination des modalités de mise en concurrence des marchés et contrats,
• Questions diverses.

2- Les résolutions liées à la vie de l’immeuble

Toutes les résolutions liées à la vie de l’immeuble sont proposées par le syndic ou par les copropriétaires qui ont adressé leur demande écrite en amont de l’établissement de la convocation à l’AG.

Celles-ci ne peuvent faire l'objet d’une liste exhaustive mais en voici quelques exemples :

• Modification du règlement de copropriété,
• Changement de destination d’un ou plusieurs lots (ex : transformer un local d’habitation en local commercial),
• Travaux à engager dans les parties communes (que ce soit d’économies d’énergie ou d’entretien courant),
• Travaux dans les parties privatives qui affectent les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble (remplacement des menuiseries extérieures, par exemple),
• Autorisation à donner au syndic d’agir en justice pour recouvrer des sommes dues (impayés de charges) ou pour faire cesser des troubles de voisinage,
• Autorisation à donner au syndic de mettre en jeu les assurances, notamment dommages-ouvrage en cas de malfaçon.

Les étapes du vote en assemblée générale

Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel aux tantièmes que représentent ses lots au sein de la copropriété. Tout copropriétaire qui ne pourrait assister à l’assemblée a la capacité de donner pouvoir à un tiers de son choix pour le représenter.

Pour être adoptée, chaque résolution doit obtenir une majorité qui peut être simple, absolue, double ou à l’unanimité.

Lorsque l’ensemble des résolutions inscrites à l’ordre du jour a été soumis au vote, les questions diverses (ne donnant pas lieu à vote) sont évoquées. À l’issue, le Président lève la séance et signe, ainsi que le syndic et les scrutateurs, le PV. Ce procès-verbal consigne les résultats de chaque vote ; une copie est envoyée dans un délai d'un mois à tous les copropriétaires, notamment par lettre recommandée aux copropriétaires opposants ou défaillants.

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Les questions les plus fréquentes sur le vote en AG

À main levée ou par bulletin : comment voter ?

Concernant les modalités de vote, plusieurs façons d’exprimer son opinion sont possibles :

• Main levée
• Bulletin nominatif
• Appel nominatif
• Et désormais le vote par correspondance (avant l’AG), qui avait même été généralisé pendant quelque temps durant la crise sanitaire, lorsque toutes les assemblées générales devaient se tenir à distance.

L’essentiel est d’avoir un vote nominatif : chaque copropriétaire doit être identifié clairement, y compris lorsqu'il utilise un moyen de communication électronique ou lorsqu’il mandate un tiers.

Faut-il un nombre minimal de présents pour la tenue d’une AG ?

Il n’y a pas de quorum (nombre minimal de participants) exigé pour tenir une assemblée générale. Les décisions de gestion courante, prises à la majorité de l’article 24, pourront être votées avec un nombre réduit de copropriétaires présents et représentés. En revanche, les décisions qui nécessitent une majorité à l‘article 25 ou 26 seront bien plus difficiles à obtenir sans le nombre minimal de copropriétaires présents.

Comment contester un vote en assemblée générale ?

En cas de désaccord avec une décision prise lors de l’AG, les copropriétaires absents ou défaillants ont un délai de deux mois, à réception du PV, pour notifier leur contestation. Au motif du non-respect des procédures ou du caractère injustifié de la décision prise, le copropriétaire s’estimant lésé peut saisir le tribunal compétent.

Comment le Covid-19 a-t-il impacté les votes en AG ?

La crise sanitaire a momentanément permis voire imposé d'organiser les réunions en visioconférence, sous réserve qu’une retransmission de la voix en simultané et en continu soit assurée durant toute l’AG. Également, le vote par correspondance a été généralisé via un formulaire annexé à l’envoi de la convocation.

À noter que ces mesures spécifiques ne sont plus obligatoires depuis le 30 septembre 2021. Le syndic ne peut plus imposer une tenue de l’assemblée en distanciel. Toutefois, le vote par correspondance reste possible pour les propriétaires qui ne souhaitent ou ne peuvent pas se déplacer le jour de l’AG.

Peut-on voter de manière anonyme en copropriété ?

Le résultat des votes de chaque résolution est consigné dans le procès-verbal. Celui-ci indique le nom ainsi que les tantièmes de chaque votant, qu’il soit pour, contre, ou abstentionniste. Le PV est ensuite diffusé à l’ensemble des copropriétaires qui a donc accès à ces informations. Par conséquent, il n'existe pas d’anonymat en AG.

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