Tout savoir sur le vote par correspondance en copropriété

Déployé dans l’urgence pendant la crise sanitaire, le vote par correspondance aux assemblées générales de copropriété est encore méconnu. Quand et comment s’applique-t-il ? Qui peut y avoir recours ? Quelles sont les différences avec le vote classique ? Cet article fait le point sur la bonne application de cette modalité de vote, en conformité avec les dernières évolutions du droit de la copropriété.

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Le vote par correspondance en copropriété : précipité par le Covid

On l’oublie souvent, mais le vote par correspondance en copropriété — en opposition au vote physique, sur place — existait déjà avant le Covid. La réforme a été votée en octobre 2019, juste avant la crise sanitaire. L’objectif était alors de réduire l’abstention aux votes en AG, tout en contrant le phénomène de la concentration des pouvoirs par quelques mandataires.

Pour ses détracteurs, le vote par correspondance affaiblit l’objet des assemblées générales de copropriété. En effet, cette réunion est aussi un lieu de débat et d’échange démocratique, avant d’être un bureau d’enregistrement des votes.

Quoi qu’il en soit, la distanciation sociale induite par le Covid a rendu impérieuse l’application de la loi. Elle a été instaurée par décret le 2 juillet 2020. Désormais, l’ensemble des copropriétaires reçoivent un formulaire de vote par correspondance joint à leur convocation à l’assemblée de copropriété.

Quand peut-on voter par correspondance ?

Avec le vote par correspondance, chaque copropriétaire peut se prononcer sur les décisions sans participer à l’assemblée.

C’est désormais un acquis du droit de la copropriété : cette procédure doit être obligatoirement proposée sous la forme d’un formulaire de vote envoyé avec la convocation. C’est le syndic qui doit l’appliquer selon les règles en vigueur, d’après les modalités prévues au décret du 2 juillet 2020.

Qui peut voter par correspondance ?

L’ensemble des copropriétaires a le droit et la possibilité de voter par correspondance lorsqu’ils le souhaitent.

En revanche, c’est impossible en tant que mandataire. En effet, par définition, remplir un mandat pour le compte d’un ou d’une copropriétaire impose d’être physiquement là pendant la séance pour exercer son vote.

À quelles décisions s’applique le vote par correspondance ?

Toutes les résolutions, élections, décisions soumises au vote en assemblée et mentionnées à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote par correspondance.

Sont potentiellement concernés :

• L’élection du conseil syndical,
• Les travaux dans les parties communes des immeubles bâtis,
• L’approbation des comptes,
• L’approbation des honoraires du syndic,
• Le vote du budget prévisionnel,
• Le montant du fonds travaux et son allocation.

En revanche, les décisions modifiées ou apparaissant en cours d’AG ne peuvent être concernées par le vote par correspondance. En effet, si une résolution est amendée, ou si une candidature au conseil syndical est déclarée pendant la séance, tous les votes par correspondance sont considérés comme défaillants (à l’exception des votes négatifs, qui le restent lorsque leur résolution est amendée). Autrement dit, non valables.

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Comment se déroule un vote par correspondance ?

Envoi des formulaires de vote aux copropriétaires

Comme c’était le cas auparavant, le syndic est tenu d’envoyer les convocations à l’assemblée générale 21 jours francs avant que celle-ci ait lieu. Désormais, il doit aussi adjoindre à cette convocation un formulaire de vote par correspondance.

Ce formulaire doit contenir toutes les mentions prévues dans le décret du 2 juillet 2020. Il doit lister les résolutions à l’ordre du jour, et proposer trois cases pour renseigner l’intention de vote : « Pour », « Contre » ou « Abstention ».

Retour des formulaires remplis au syndic de copropriété

Chaque copropriétaire qui souhaite voter par correspondance indique sur le formulaire ses intentions de vote en cochant les cases adéquates. Il lui est ensuite conseillé de parapher chaque page, puis de dater et signer la dernière, avant de retourner le formulaire au syndic par email ou par courrier.

Le syndic doit recevoir le formulaire 3 jours francs avant l’assemblée générale de copropriété. Dans le cas d’une transmission par voie postale, il faudra tenir compte des jours d’ouverture des bureaux de poste. L’envoi par email est plus rapide : en effet, le formulaire est considéré comme réceptionné au jour de l’envoi. Enfin, pour disposer d’une preuve légale de la réception, il est conseillé de privilégier un envoi par courrier recommandé.

Prise en compte du vote par correspondance à l’assemblée générale

En amont de l’assemblée générale du syndicat de copropriété, le syndic peut saisir les intentions de vote par correspondance dans son logiciel.

Le jour de l’assemblée générale, il comptabilise tous les formulaires reçus dans les délais légaux (à l’exclusion de tous les autres) et les intègre au décompte des votes. Les votes par correspondance sont dépouillés et comptabilisés de la même façon que les votes classiques.

Quelles sont les différences entre un vote par correspondance et un vote classique ?

Au fond, le vote par correspondance et le vote en présentiel sont identiques. Ils ont exactement la même valeur légale et le même poids en tantièmes. Sur le procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires, les votes pour chaque résolution sont agrégés entre « présents », « représentés » (par mandataire) et « ayant voté par correspondance ».

Principale différence : le vote par correspondance ne peut, par nature, s’appliquer aux résolutions modifiées ou apparues en cours de séance.

Si l’assemblée générale vote une résolution amendée, deux cas de figure sont possibles :

• La ou le copropriétaire a voté favorablement pour la résolution initiale : son vote sera considéré comme défaillant pour la résolution amendée.
• La ou le copropriétaire a voté négativement ou a choisi l’abstention pour la résolution initiale : son vote sera également considéré comme négatif ou abstenu pour la résolution amendée.

Il en va de même si une candidature au conseil syndical se déclare pendant la séance. Cette résolution n’étant pas à l’ordre du jour, le vote des copropriétaires ayant opté pour le vote par correspondance sera considéré comme défaillant pour celle-ci.

Comment garantir l'authenticité des votes ? Quid de la signature électronique ?

Les personnes qui participent au dépouillement de la séance sont garantes de la validité des votes par correspondance. Cela dit, leur intervention se limite à vérifier que les formulaires sont lisibles et que les intentions de vote sont claires et compréhensibles. Quant au syndic, son rôle est de vérifier que les formulaires ont été envoyés dans les délais légaux.

Le décret du 2 juillet 2020 ne prévoit pas de dispositif particulier pour authentifier les votes par correspondance. Pour y remédier, certains syndics peuvent proposer un vote sécurisé sur leur plateforme, via un accès à l’« espace copropriétaire ».

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