Procès-verbal d’assemblée générale : tout savoir

La France compte plus de 532 500 copropriétés immatriculées. Ce qui implique un nombre au moins équivalent de procès-verbaux (PV) d’assemblée générale (AG) rédigés annuellement.

Véritable ossature de la copropriété, l’AG est le lieu où se votent les résolutions ayant un impact sur le syndicat des copropriétaires. Pour retranscrire l’ensemble des décisions adoptées au cours de cette réunion, un procès-verbal est rédigé. Compte tenu de sa forte valeur juridique, le PV d’AG est signé par plusieurs intervenantes et intervenants, pour attester sa conformité, avant qu’il ne soit conservé dans un registre.

Voici un guide pour tout savoir sur le rôle du procès-verbal en assemblée générale, de son importance à ses modalités de contestation, en passant par les obligations qui en découlent.

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À quoi sert et comment se déroule une assemblée générale de copropriété ?

Au moins une fois par an, le syndic de copropriété est tenu de convoquer les copropriétaires, pour qu’ils se réunissent en assemblée générale. Cette AG doit avoir lieu dans un délai de 6 mois maximum après la clôture de l’exercice comptable.

C’est au cours de l’assemblée générale ordinaire (AGO) que sont prises les décisions importantes de la copropriété :

• Travaux dans les parties communes,
• Répartition des budgets,
• Choix des prestataires intervenant dans la copropriété (contrats de maintenance par exemple),
• Autorisations de travaux en parties privatives qui affectent les parties communes (remplacement de menuiseries extérieures, etc.),
• Changement de destination de certains locaux (transformation d’un local commercial en local à usage d’habitation, etc.).

Il arrive que des assemblées générales supplémentaires soient requises durant l’année. Ces AG, appelées extraordinaires (AGE), sont convoquées à l’occasion d’événements particuliers :

• Travaux qui affectent uniquement certains copropriétaires (dans le cas de parties communes spéciales),
• Présence insuffisante lors de l’AGO pour atteindre la majorité requise pour le vote d’une décision,
• Danger imminent ou situation d’urgence (panne sur une chaudière collective devant être remplacée).

Chaque copropriétaire dispose d’un droit de vote pour chacune des résolutions présentées à l’ordre du jour. Droit de vote dont l’importance est proportionnelle au nombre de voix qu’il représente. Pour qu’une résolution soit adoptée, elle doit atteindre un certain nombre de voix, selon la majorité requise.

La présence en AG n’est pas obligatoire. En cas d’absence, il est préférable de déléguer son vote à un tiers. Le mandataire n’ayant pas l’obligation de respecter les consignes de vote qui lui sont transmises, il est important de désigner un tiers de confiance.

Plus une décision est importante et va impacter les copropriétaires, plus la règle de majorité est stricte :

• Majorité simple (article 24 de la loi du 6 juillet 1989),
• Majorité absolue (article 25),
• Double majorité (article 26),
• Unanimité.

Une fois que tous les projets de résolution ont été soumis au vote des copropriétaires, et que les questions diverses (non soumises au vote) ont été traitées, l’assemblée générale se termine et est levée par le syndic.

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Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale de copropriété ?

Le procès-verbal est rédigé tout au long du déroulement de l’assemblée générale par le syndic de copropriété. Le PV n’a pas vocation à retranscrire l’ensemble des échanges entre copropriétaires, mais à les synthétiser, et à consigner les votes de chaque résolution.

Le PV doit respecter un certain formalisme, précisé à l’article 17 du décret 67-223 du 17 mars 1967. Le résultat de chaque vote est consigné dans le PV d’AG, qui précise :

• Le nom et le nombre de voix des copropriétaires qui ont voté en faveur de la décision, des abstentionnistes et de ceux qui ont voté contre,
• Les réserves formulées par un copropriétaire opposant sur la conformité des décisions,
• Les éventuels incidents techniques qui ont empêché un ou plusieurs copropriétaires de voter en visio ou en audioconférence le cas échéant,
• Tout cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans précision du nom du mandataire, et redistribué par le président ou la présidente de séance (on parle alors de « pouvoir blanc »).

À la fin de l’AG ou dans un délai de 8 jours après celle-ci, le syndic veille à faire signer le PV par :

• Le président de séance (désigné en début d’AG, et chargé de présider les débats et d’annoncer le résultat des votes),
• Le secrétaire (qui consigne le résultat des votes),
• Le scrutateur de séance (qui comptabilise le nombre de voix à chaque vote d’une résolution).

Le procès-verbal est ensuite consigné au sein d’un registre par le syndic, car il a une valeur juridique. En effet, le procès-verbal est un document opposable aux tiers, et il peut servir de preuve en cas de litige.

Procès-verbal d’assemblée générale : quelles obligations ?

Compte tenu de sa valeur juridique, le procès-verbal doit être adressé par le syndic aux copropriétaires dans un délai d’un mois. La forme de cet envoi est variable selon la qualité du propriétaire :

• Pour les copropriétaires opposants à une résolution ou défaillants (absents), le PV est adressé en lettre recommandée avec accusé de réception, ou par mail pour ceux qui ont accepté le mode de transmission par voie électronique.
• Pour tous les autres copropriétaires, le PV peut être adressé par lettre simple.

À partir de la date de notification du PV d’AG démarre le délai de contestation : tout copropriétaire qui s’estime lésé par une décision peut la contester dans un délai de deux mois après transmission du PV.

Au-delà de cette obligation de notification du PV, le syndic doit également afficher certaines décisions approuvées en AG dans le hall de l’immeuble afin d’en informer l’ensemble des occupantes et occupants (propriétaires et locataires). Cela concerne :

• Les décisions relatives à l’occupation de l’immeuble (règles d’utilisation de l’ascenseur ou modalités d’accès au local poubelle par exemple),
• Les travaux qui affectent les parties communes (réfection des peintures des halls par exemple).

Consignés dans le registre du syndic, les PV d’AG sont tenus à disposition des copropriétaires qui pourraient en faire la demande. En cas de syndic professionnel, des frais peuvent s’appliquer au copropriétaire concerné par la demande de duplicata au format papier.

Depuis le décret du 23 mai 2019, les syndics ont pour obligation de rendre accessibles certains documents sur un extranet (qui peut prendre la forme d’un logiciel, voire d’une application mobile). Issue de la loi ALUR, cette obligation concerne entre autres :

• Le règlement de copropriété,
• Le contrat de syndic en cours de validité,
• Les 3 derniers PV d’assemblée générale.

Peut-on contester un procès-verbal d’assemblée générale ?

Tout copropriétaire qui a un intérêt à agir (s’il s’estime lésé) est en droit de contester une ou plusieurs décisions prises au cours de l’assemblée générale. À condition toutefois d’avoir été défaillant, ou opposant à la résolution qui fait l’objet de la contestation. Le demandeur doit initier un recours auprès du tribunal du lieu de l’immeuble, dans un délai de deux mois après notification du PV par le syndic.

Cette procédure nécessite :

• Le recours à un avocat,
• La notification de la démarche au syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic.

Selon le type d’irrégularité constatée, le recours porte sur :

• La contestation de la décision litigieuse, en cas d’erreur de majorité ou d’absence d’un document qui devait être annexé à la convocation,
• L’annulation pure et simple de l’AG, notamment en cas de non-respect du délai légal entre l’envoi de la convocation et la date de l’AG.

Le tribunal a deux manières de statuer. Il peut :

• Donner raison au copropriétaire demandeur, et annuler la décision, voire l’intégralité de l’AG irrégulière. Cela peut éventuellement entraîner le paiement de dommages et intérêts.
• Donner tort au demandeur, et confirmer la légalité de la décision ou de l’AG contestée. Le demandeur peut alors éventuellement être condamné au paiement de dommages et intérêts, au motif d’un recours abusif.

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