Assemblée générale extraordinaire de copropriété : comment ça marche ?

Les copropriétés doivent organiser, a minima, une assemblée générale (AG) par an. Pour toute décision importante ou urgente, il est possible de convoquer les copropriétaires à une AG extraordinaire. Selon les situations, cette assemblée peut être à l’initiative du syndic, du conseil syndical ou encore des copropriétaires eux-mêmes. Dans quelles situations précises peut-on demander une assemblée générale extraordinaire ? Quelles sont les décisions prises et les modalités à respecter ? Explications.

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Assemblée ordinaire ou extraordinaire : quelles différences ?

Chaque année, une assemblée générale de copropriété doit être tenue, au plus tard 6 mois après le dernier jour de l’exercice comptable de l’année précédente (article 7 du décret du 17 mars 1967 et article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965).

Elle est organisée par le syndic (qui représente le syndicat des copropriétaires), et réunit tous les copropriétaires ; ces derniers reçoivent un ordre du jour avant la réunion. Ce document liste tous les sujets qui seront évoqués lors de l’AG et qui devront faire l’objet d’un vote : modification du règlement de copropriété, petits travaux, renouvellement ou changement du syndic, etc. Dans ce cas, il s’agit d’une assemblée générale ordinaire.

Mais parfois, certaines décisions exceptionnelles et imprévues ne peuvent pas attendre et nécessitent de réunir les copropriétaires lors d’une assemblée particulière. Il s’agit alors d’une assemblée générale extraordinaire.

Pourquoi convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

La tenue d’une assemblée générale extraordinaire permet à la copropriété de prendre des décisions importantes voire de force majeure, sans attendre l’assemblée générale annuelle. Elle se décline sous différentes formes, selon la situation.

Comme le stipule l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, « Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. ».

Les différents types d'assemblée extraordinaire

Assemblée générale urgente, en cas de danger imminent

Lorsque la sécurité des personnes ou la sauvegarde de l’immeuble est en danger, le syndic peut convoquer une assemblée générale urgente pour voter les travaux nécessaires. Dans ce cas précis, il est possible de se soustraire au délai de 21 jours normalement requis pour une AG. Cela peut être par exemple pour le remplacement d’une chaudière vétuste, jugée comme dangereuse pour les habitantes et habitants de l’immeuble, ou pour remédier à des problèmes d'insalubrité qui représentent un réel risque de préjudice pour les résidents.

Assemblée générale supplémentaire de seconde lecture

Parfois, l’assemblée générale ordinaire ne permet pas de réunir la majorité absolue des voix, après délibération. Si un projet n’a pas obtenu au moins le tiers des voix des copropriétaires, il est alors possible d’adopter la décision avec des conditions de majorité différentes, lors d’une seconde assemblée. Cette dernière doit être convoquée au plus tôt 8 jours après et au plus tard 3 mois après la première AG.

Alors que la majorité simple se base sur les propriétaires présents ou représentés lors de l'AG, la majorité absolue tient compte de l'ensemble des copropriétaires, y compris absents. Son recours concerne donc les décisions plus importantes. Quant au vote à l'unanimité, il n'est exigé que dans des cas exceptionnels.

Assemblée générale supplémentaire en cours d’année pour un sujet particulier

En plus de l’AG annuelle, il est tout à fait possible de convoquer une assemblée supplémentaire, même sans caractère d’urgence. L’objectif est alors de statuer sur un sujet spécifique inscrit à l’ordre du jour. Le syndic, le conseil syndical ou encore les copropriétaires peuvent convoquer cette AG. Par exemple, il peut s’agir d’une demande de travaux de rénovation dans un lot privé soumis à un accord de la copropriété.

Assemblée générale spéciale réservée à certains copropriétaires

Certaines décisions ne concernent qu’une partie des copropriétaires. Cela peut concerner des sujets qui touchent à des parties communes spéciales dont les dépenses d’entretien sont à la charge d’une seule partie de l’immeuble. Dans ce cas, il est possible de convoquer une assemblée générale spéciale, avec les copropriétaires concernés.

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Quelles sont les conditions pour convoquer une AG extraordinaire ?

La tenue d’une assemblée générale extraordinaire est, au même titre qu’une AG de copropriété ordinaire, strictement encadrée par la Loi. Il existe une procédure précise à respecter pour l’organiser.

Qui peut lancer la convocation d’une assemblée générale extraordinaire ?

Comme pour l’AG ordinaire, l’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le syndic, avec un délai de 21 jours à respecter pour adresser la convocation, sauf en cas d’urgence (pas de délai) ou de second vote (8 jours).

Toutefois, dans les petites copropriétés, comme l'explique l'article 41-11 de la loi du statut de copropriété, « En cas d'empêchement du syndic ou de défaillance de celui-ci mettant en péril la conservation de l'immeuble, la santé ou la sécurité des occupants, chaque copropriétaire peut prendre l'initiative de convoquer une assemblée générale extraordinaire afin qu'elle désigne un nouveau syndic ou qu'elle prenne les décisions nécessaires à la conservation de l'immeuble, de la santé ou de la sécurité de ses occupants. »

Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Pour réunir une assemblée générale extraordinaire, la convocation peut être adressée, dans les délais impartis, par plusieurs biais :

• En main propre, contre signature.
• Par courrier recommandé, avec accusé de réception.
• Par courrier électronique (à condition d’avoir l’accord du copropriétaire).

Comme pour une réunion ordinaire, la convocation doit comporter en annexe l’ordre du jour et tous les documents nécessaires au vote de l'assemblée (devis pour des travaux par exemple).

Le déroulement de l’assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire est similaire à une AG ordinaire. Les membres présents sont les copropriétaires, le syndic et le président. Les différentes résolutions à adopter font l’objet de votes, à la majorité absolue, la double majorité ou la majorité simple. Les copropriétaires absents ont la possibilité de voter par procuration, en déléguant leur droit de vote à un mandataire.

Au plus tard 8 jours après l’AG, le procès-verbal (PV) est rédigé et inscrit dans un registre. Sa notification est obligatoire auprès des copropriétaires opposants ou défaillants.

« Les copropriétaires peuvent voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. »

Article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965

Comment sont répartis les frais inhérents à l’AGE ?

Les frais d’assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, font partie des charges communes générales de la copropriété. Ils seront donc divisés en fonction de la quote-part de chaque copropriétaire (tantièmes), sauf en cas d’AG qui ne concerne qu’une partie d’entre eux. Si l’assemblée générale extraordinaire est à l’initiative d’un copropriétaire, c’est à lui d’en supporter l’intégralité des frais. Lorsque plusieurs copropriétaires en font la demande, ils peuvent décider entre eux de la répartition des charges.

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