Appel de fonds en copropriété : définition, fonctionnement et démarches

L’appel de fonds en copropriété permet de financer les dépenses nécessaires à la gestion et l’entretien de l’immeuble. C’est tout simplement le levier principal à la disposition du syndic de copropriété pour collecter les provisions sur charge auprès de chaque copropriétaire. Dans cet article, Hellio parcourt l’appel de fonds de A à Z : ses règles, son fonctionnement ainsi que les démarches à connaître.

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L’appel de fonds en copropriété

Qu’est-ce qu’un appel de fonds ?

De manière générale, un appel de fonds est une sollicitation de paiement anticipé dans le but de financer une prestation.

Dans le cas particulier d’une copropriété, l’appel de fonds correspond à la collecte des sommes nécessaires pour subvenir aux dépenses de l’immeuble ou du lotissement : frais de gestion et d’entretien, honoraires du syndic de copropriété, taxes, travaux…

Les sommes sont généralement collectées par le syndic : il s’agit des charges de copropriété. Elles correspondent à un montant bien précis qui varie en fonction de la taille et de la nature de chaque lot.

Les différents types d’appels de fonds en copropriété

Il faut savoir qu’il existe différents types d’appels de fonds, associés aux différentes charges de copropriété. Explications.

1. L’appel de fonds pour charges générales

Cet appel de fonds est le plus basique. Il a pour objet de collecter les charges générales, permettant de financer toutes les dépenses prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété.

Plus précisément, les lois encadrant la copropriété distinguent deux types de charges générales : 

• Les charges courantes : coût de conservation et d’entretien de l’immeuble (petits travaux de rénovation, maintenance des réseaux, entretien des parties communes et des espaces verts, salaire du gardien…), ainsi que les frais d’administration (syndic, eau, taxes, assurances…) ;
• Les charges spéciales : dont le coût varie selon un barème établi en fonction de l’usage de chaque copropriétaire (chauffage collectif, ascenseur, parking…).

2. L’appel de fonds pour charges exceptionnelles

L’appel de fonds pour charges exceptionnelles sert à couvrir les dépenses non prévues dans le budget prévisionnel. D’après l’article 44 du décret du 17 mars 1967, il peut s’agir de :

• Travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble (autres que ceux de maintenance) ;
• Travaux portant sur les éléments d'équipement communs (autres que ceux de maintenance) ;
• Travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
• Études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;
• Et d'une manière générale, de travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes, ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.

Sauf cas particuliers, l’appel de fonds pour charges exceptionnelles est voté en assemblée générale et est inscrit dans le procès-verbal.

3. L’appel de fonds pour travaux

Depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR, certaines copropriétés sont tenues de prévoir un fonds de travaux permettant d’anticiper les frais liés à certains gros travaux de rénovation.

Ce fonds est alimenté par une provision annuelle obligatoire versée par tous les copropriétaires, et qui doit être supérieure à 5 % du budget prévisionnel de la copropriété. On parle dans ce cas “d’appel de fonds pour travaux”.

4. L’appel de fonds exceptionnel pour travaux urgents

Ce dernier type d’appel de fonds intervient uniquement lors de situations exceptionnelles, lorsque la sécurité des copropriétaires ou la préservation de l’immeuble sont en jeu (remplacement d’une chaudière en hiver, remise en état d’une toiture ne garantissant plus l’étanchéité, réparation d’un mur qui menace de s’écrouler…).

Il est déclenché lors d’une assemblée générale extraordinaire convoquée en urgence par le syndic. Lors de cette réunion, les copropriétaires déterminent si les travaux sont réellement urgents et votent leur réalisation. Les modalités de paiement sont alors fixées d’un commun accord, généralement après réception d’un ou plusieurs devis.

Calcul du montant de l’appel de fonds

Chaque copropriétaire doit participer aux dépenses communes proportionnellement à sa quote-part des parties communes. Cette dernière est exprimée en tantièmes comme défini dans le règlement de copropriété. Cette répartition est généralement calculée en fonction de la superficie et/ou de la valeur de chaque lot de la copropriété.

Le montant des appels de fonds est alors établi pour chaque copropriétaire en tenant compte des quote-parts et des dépenses prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété.

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Comment fonctionne un appel de fonds ?

Qui est responsable des appels de fonds en copropriété ?

En tant que gestionnaire de l'immeuble et représentant légal de la copropriété, c’est le syndic de copropriété qui collecte les sommes dues dans le cadre d’un appel de fonds.

Quand ont lieu les différents appels de fonds ?

En règle générale, l’appel de fonds pour charges générales a lieu tous les trimestres. Cela correspond donc à quatre échéances par an pour les copropriétaires. Toutefois, ces échéances n’étant pas encadrées par la loi, le syndic de copropriété peut décider d’imposer une fréquence différente pour les versements (une ou deux fois par an par exemple).

En ce qui concerne les charges exceptionnelles ou pour travaux urgents, les échéances sont actées en assemblée générale et précisées dans le procès-verbal.

Quelles démarches pour un appel de fonds en copropriété ?

Du côté du syndic de copropriété, l’appel de fonds se réalise en plusieurs étapes :

1. Vote du budget prévisionnel en assemblée générale une fois par an, qui fixe ensuite le montant des différents appels de fonds.
2. Envoi d’une notification d'appel de fonds à chaque copropriétaire par courrier, par e-mail, ou via un espace sécurisé en ligne, avant chaque échéance. Cette notification doit comprendre le montant de l’appel de fonds, l’objet de la dépense, ainsi que la date d’exigibilité (en général le 1^er jour du trimestre).
3. Paiement des sommes dûes par les copropriétaires, en général par prélèvement automatique, virement bancaire ou chèque.
4. Régularisation des comptes une fois par an, en fin d’exercice comptable.

Que faire en cas de non paiement de la part d’un copropriétaire ?

En cas d’impayé de la part d’un copropriétaire, le syndic a plusieurs possibilités : 

• Trouver une solution à l’amiable avec le propriétaire en question (échelonnement, report…) ;
• Lui adresser un courrier de mise en demeure ;
• Saisir le tribunal judiciaire duquel dépend la copropriété.

Les autres copropriétaires ont également la possibilité d’intenter une action en justice contre le propriétaire qui fait défaut.

Peut-on contester un appel de fonds ?

Oui, les copropriétaires ont la possibilité de contester les charges qui leur sont imputées, notamment en cas d’erreur de calcul ou si des charges leur sont réclamées à tort, (comme par exemple un propriétaire résidant au rez-de-chaussée à qui on demanderait de payer des frais liés à l’entretien de l’ascenseur).

La contestation officielle se fait dans un premier temps par lettre recommandée avec accusé de réception à l’intention du syndic. Si la contestation reste sans effet, le copropriétaire peut, dans un second temps, saisir le tribunal compétent.

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