Carnet d’entretien de la copropriété : le guide complet

Document indispensable pour assurer une bonne gestion d’un immeuble et faciliter la transmission d’informations, le carnet d’entretien de copropriété est obligatoire. Alors, que contient-il ? Quels sont ses objectifs ? Qui doit l’établir et le mettre à jour ? Dans ce guide, Hellio fait le point sur le carnet d’entretien des immeubles.

Travaux de rénovation énergétique en résidentiel collectif

Carnet d’entretien de la copropriété : de quoi s’agit-il ?

Le carnet d’entretien de la copropriété est un document qui centralise l’ensemble des informations relatives à la gestion, l’entretien et la maintenance d’un immeuble. Sa consultation permet d’obtenir des renseignements sur l’état actuel de la copropriété, son évolution et les opérations programmées (travaux de rénovation énergétique, entretien de l’équipement de chauffage collectif…).

Selon l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, tous les bâtiments résidentiels collectifs doivent impérativement disposer d’un carnet d’entretien : il fait partie des obligations qui incombent à toutes les copropriétés.

Que contient le carnet d’entretien de l’immeuble ?

Le contenu du carnet d’entretien de la copropriété est fixé par le décret du 30 mai 2021, en application de la loi SRU (Solidarité et Renouvellement Urbain). Il doit obligatoirement regrouper toutes les informations suivantes :

• L’adresse de la copropriété ;
• L’identité du syndic en exercice ;
• Les références des contrats d’assurances de l’immeuble (responsabilité civile, dommages ouvrage…) et leurs dates d’échéance ;
• L’année de réalisation des travaux importants (ravalement de façade, réparation de la toiture, changement d’ascenseur ou de chaudière…) et le nom des entreprises ou prestataires ayant effectué les travaux.

S’ils existent, il peut également inclure :

• Les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements collectifs et leurs dates d’échéance ;
• Le diagnostic technique global (DTG, qui contient les recommandations de travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble) et son échéancier ;
• L’échéancier du programme pluriannuel de travaux (PPT), décidé en assemblée générale.

Sur décision de l’assemblée générale des copropriétaires, il peut aussi contenir des informations complémentaires portant sur l’immeuble (études techniques effectuées — plomb, amiante… —, indications relatives à sa construction…).

Attention à pas confondre carnet d’entretien et carnet d’information du logement (CIL) : ce dernier est désormais obligatoire pour les nouvelles constructions, mais à l’échelle individuelle.

À quoi sert le carnet d’entretien de copropriété ?

Au sein d’un bâtiment d’habitat collectif, le carnet d’entretien a diverses fonctions :

• Information : il fournit aux copropriétaires et aux futurs acquéreurs des informations relatives à l’état de l’immeuble et à sa tenue (historique des travaux, chantiers à réaliser, coûts des projets…).
• Gestion : il permet de centraliser toutes les informations relatives à la gestion et l’entretien de l’immeuble (dates prévues pour les prochaines interventions, suivi des contrats de garanties ou de maintenance…).
• Communication : il facilite la transmission des informations entre le syndic, les copropriétaires et les entreprises susceptibles d’intervenir (maintenance, travaux de rénovation…).
• Prise de décision : la consultation du carnet d’entretien de l’immeuble peut par ailleurs favoriser la prise de décision (travaux à prioriser, par exemple).
• Litige : il peut par ailleurs constituer une preuve, en cas de conflit entre différents intervenants.

Qui se charge du carnet d’entretien de copropriété ?

Qu’il soit professionnel ou bénévole, c’est au syndic de copropriété que revient l’obligation d’établir, de tenir et d’actualiser le carnet d’entretien de l’immeuble.

Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

• Si la copropriété se compose de plusieurs bâtiments, gérés par un même syndic, ce dernier doit tenir un seul carnet d’entretien disposant d’un chapitre dédié à chaque bâtiment.
• Si chaque bâtiment dispose de son propre syndic, on parle alors de syndics secondaires, encadrés par un syndic principal : chaque bâtiment peut disposer d’un carnet d’entretien, mais le carnet du syndic principal doit intégrer un chapitre pour les parties communes à l’ensemble des copropriétaires.

Changement de syndic : que devient le carnet d’entretien de la copropriété ?

En cas de changement de syndic, le syndic sortant doit impérativement transmettre le carnet d’entretien de la copropriété existant à celui entrant. Le nouveau syndic se charge alors d'actualiser le carnet d’entretien initial, afin de conserver toutes les informations disponibles (historique des travaux, échéancier…).

Qui peut consulter le carnet d’entretien d’un bâtiment d’habitat collectif ?

Le syndic doit pouvoir mettre le carnet d’entretien de la copropriété à la disposition :

• Des copropriétaires qui en font la demande ;
• Des candidats à l’acquisition (lot de copropriété, bénéficiaire d’une promesse unilatérale de vente…).

Comment consulter le carnet d’entretien de son immeuble ?

Selon les cas, le copropriétaire peut :

• Effectuer une demande au syndic pour obtenir une copie du carnet d’entretien ej format papier (souvent en l’échange de frais, dont les montants sont précisés dans le contrat du syndic) ;
• Accéder à un carnet d’entretien dématérialisé.

Il est à noter que les syndics professionnels ont l’obligation de proposer un accès en ligne permettant aux copropriétaires de consulter, facilement, le carnet d’entretien du bâtiment d’habitat collectif en format numérique. Cette obligation ne concerne pas les syndics bénévoles ou coopératifs.

Que faire en cas d’absence de carnet d’entretien de l’immeuble ou de mauvaise gestion ?

En cas d’absence de carnet d’entretien de l’immeuble ou s’il n’est pas actualisé :

• Les copropriétaires peuvent d’abord réaliser une démarche à l’amiable pour ordonner le respect de ses obligations au syndic. Cela peut s’effectuer par le biais d’un courrier recommandé ou par l’intermédiaire du Conseil Syndical de copropriété.
• En l’absence de réponse ou en cas d’inexécution, il est possible de lancer une action en justice, auprès du tribunal rattaché au lieu de la copropriété. Le mandat du syndic peut être révoqué et il peut être condamné à payer des dommages et intérêts.

Par ailleurs, un nouvel acquéreur peut se retourner contre le syndic si le carnet d’entretien est mal tenu ou s’il ne lui a pas été communiqué, et qu’il estime ne pas avoir acheté son bien immobilier en pleine connaissance de cause (absence de communication relative à des travaux importants prévus, par exemple).

Réduire les dépenses énergétiques d’un immeuble, c’est possible !