Connaître les obligations du syndic de copropriété

Depuis près de 15 ans, Hellio accompagne les syndics de copropriété dans leurs obligations de conseil envers les propriétaires, pour les travaux de conservation, de rénovation et d’amélioration des immeubles des copropriétés. Dans le cadre du plan France Relance et de la loi Climat, de nombreux travaux sont réalisés aux sein des résidences collectives. Nos experts reviennent sur les obligations des syndics envers les copropriétaires.

Hellio accompagne les syndics de copropriété dans leur rénovation énergétique

Des obligations qui se précisent au fil des lois

La loi fondatrice de la copropriété date du 10 juillet 1965. Elle a notamment défini les obligations du syndic de copropriété et son rôle. Depuis plusieurs décennies, son contenu a subi de nombreuses modifications, pour s’adapter aux évolutions du temps.

Depuis le 24 mars 2014, la loi pour un l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové (loi ALUR) a ajouté de nouvelles obligations au syndic de copropriété, tout en modifiant d’autres dispositions.

Enfin, la loi ELAN du 23 novembre 2018 a fait entrer les obligations des « syndics de copro » dans l’ère du numérique et de la dématérialisation.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, petit rappel sur la différence entre le syndicat de copropriétaires et le syndic de copropriété :

• Le syndicat de copropriétaires est l’ensemble des propriétaires de logement(s) d’un immeuble ou d’une copropriété.
• Le syndic de copropriété est la personne physique ou morale chargée de représenter le syndicat de copropriétaires et d’assurer la bonne gestion de la résidence.

Les missions et responsabilités du syndic de copropriété lui confèrent un devoir de conseils techniques, juridiques et réglementaires envers les copropriétaires.

Le syndic de copropriété bénévole, qui a les mêmes obligations que le syndic professionnel, est souvent préféré dans les petits immeubles collectifs, dont les coûts de gestion sont moins importants. Dernier choix moins connu : le syndic coopératif.

Les obligations générales du syndic de copropriété

Le rôle du syndic de copropriété et ses obligations générales sont fixées dans l’article 18 de la loi de 1965.

Il doit donc :

• Assurer l'exécution du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale (AG) ;
• Administrer l'immeuble, pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, organiser de sa propre initiative l'exécution de tous les travaux nécessaires à sa sauvegarde. Il supervise ainsi le personnel salarié de l’immeuble (gardien, jardinier, etc.) ;
• Souscrire un contrat d'assurance contre les risques de responsabilité civile pour le compte des copropriétaires ;
• Représenter le syndicat des copropriétaires dans tous les actes civils et en justice ;
• Assurer la conservation de tous les documents relatifs à la gestion de la copropriété. Il doit soumettre la décision de confier cette tâche à une entreprise spécialisée au vote de l’AG ;
• Établir, tenir à jour et à la disposition des copropriétaires un carnet d’entretien de la résidence ;
• Procéder à l’immatriculation de la copropriété au sein du registre national des copropriétés, afin de l'identifier auprès des pouvoirs publics, suivre son bon fonctionnement et éventuellement anticiper une défaillance ;
• Assurer la bonne information des occupants de l’ensemble de la copropriété, des décisions prises en assemblée générale.

Les dernières mesures fixées par la loi ELAN

Les obligations des syndics n’ont pas échappé aux nouvelles technologies de la communication, et la loi ELAN du 23 novembre 2018 est venue les adapter. Ainsi, elle préconise que les syndics professionnels mettent à disposition des copropriétaires un certain nombre de documents de manière dématérialisée. Ces informations doivent être accessibles à tout moment via un extranet.

De nombreux syndics ayant du mal à se plier à cette nouvelle recommandation, le décret du 23 mai 2019, applicable depuis le 1^er juillet 2020, rend obligatoire la dématérialisation des documents suivants :

• Le règlement de copropriété ;
• La dernière fiche synthétique de la copropriété, réalisée par le syndic en charge ;
• Le carnet d’entretien de bâtiment et les divers diagnostics techniques pour les parties communes ;
• Les contrats d’assurance du bâtiment en question, au nom du syndicat des copropriétaires ;
• Les contrats et marchés, signés par le syndic, au nom du syndicat de copropriétaires ;
• Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs ;
• Les trois derniers procès-verbaux des dernières assemblées générales ;
• Le contrat de syndic ;
• Les devis de travaux validés par les assemblées générales.

Cependant, l’assemblée générale reste souveraine et peut voter contre l’application de ce décret.

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Les obligations comptables et financières du syndic

Second grand poste d’obligations et de responsabilités du syndic envers les copropriétaires, et non des moindres : la gestion comptable et financière de la copropriété.

En concertation avec le conseil syndical, il est chargé d’établir le budget prévisionnel et les comptes du syndicat. C’est dans ce cadre qu’il établit également les provisions spéciales, en vue de réaliser des travaux d’entretien, de rénovation ou de conservation des parties communes et des équipements communs.

Le syndic est tenu de réaliser une comptabilité séparée pour chaque syndicat dont il a la gestion, qui fait apparaître le rôle et la situation financière de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat. Il a alors l’obligation de tenir deux documents comptables importants :

• Le livre journal, qui recense par ordre chronologique toutes les opérations comptables ayant un impact financier sur le fonctionnement du syndicat de copropriétaires ;
• Le grand livre des comptes, qui regroupe toutes les opérations par grand poste.

Enfin, la loi ALUR oblige le syndic de copropriété à ouvrir gratuitement un compte bancaire séparé au nom de chaque syndicat de copropriété qu'il gère, pour les immeubles de plus de 15 lots.

Le syndic de copropriété soumet, chaque année, sa gestion à l’approbation de l'assemblée générale.

Les obligations de provision pour les travaux de rénovation énergétique des bâtiments

La loi pour la transition énergétique de 2015 instaure l’obligation pour les copropriétés les plus énergivores (consommation supérieure à 330 kilowatts par heure, par mètre carré et par an) d’engager des travaux d’isolation thermique, et ce avant 2025.

Pour financer ces travaux de rénovation, la loi ALUR a créé une nouvelle obligation pour les syndics de copropriété : assurer la constitution du fonds de travaux, selon les mêmes modalités que celles décidées par l'assemblée générale pour le versement des provisions du budget prévisionnel.

De façon générale, c’est au syndic que revient le devoir de piloter la réalisation des projets de rénovation - remplacement de chaudière, calorifugeage… -, une fois les travaux actés et votés par les copropriétaires en AG.

L’obligation des prestations forfaitaires annuelles

Pour terminer, une mesure a vu le jour pour mieux encadrer le coût facturé par les syndics. En effet, de nombreuses associations se plaignaient d'un manque de clarté vis-à-vis des services compris ou non dans le contrat de base. Résultat : des frais additionnels qui parfois passaient mal.

Afin d’éviter les dérives, l’arrêté Novelli de 2010 apporte des précisions quant aux honoraires des syndics professionnels. Il fixe ainsi la liste minimale des prestations incluses dans le contrat pour la « gestion courante » annuelle de la copropriété. Les autres prestations exceptionnelles sont facturées en supplément.

Notons que les différents diagnostics, les appels d’offres et les mises en concurrence relèvent de la gestion courante du syndic. Ils ne doivent pas faire l’objet de frais supplémentaires.

L’arrêté Novelli, renforcé par la loi ALUR, a ainsi permis au syndicat de copropriétaires de comparer les tarifs proposés par les syndics de copropriété.

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