Tout savoir sur le syndic professionnel en copropriété

Le syndic est le mandataire de l’ensemble des copropriétaires qui forment le syndicat des copropriétaires. Le recours au syndic est obligatoire à partir du moment où deux lots d’une résidence appartiennent à des propriétaires différents. Il est donc un organe incontournable de la copropriété. Son rôle : veiller à la préservation du patrimoine, gérer les finances et assurer la tranquillité résidentielle en faisant appliquer le règlement de copropriété.

Le syndic peut être de plusieurs natures, selon le souhait du syndicat des copropriétaires. Il peut aussi bien être coopératif, bénévole, ou professionnel. Cette dernière option présente des avantages, mais également des points de vigilance. Le tour d’horizon du syndic professionnel avec Hellio.

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Qu’est-ce qu’un syndic professionnel ?

Le syndic professionnel peut être une personne physique ou morale spécialisée dans la gestion de copropriétés. De manière générale, un syndic professionnel est une entreprise de type agence immobilière, indépendante ou faisant partie d’un réseau (FONCIA, CITYA, etc.). Il rédige un contrat de syndic, qui sera soumis au vote des copropriétaires en assemblée générale, fixant la durée ainsi que la nature et l’étendue de ses missions.

Les missions du syndic professionnel

Le syndic doit réaliser de nombreuses missions de gestion administrative :

• Rédiger et faire respecter le règlement de copropriété.
• Assurer le bon entretien de l’immeuble et notamment des parties communes, en étant force de proposition en cas de travaux nécessaires ou à prévoir. Les travaux exécutés doivent être consignés dans le carnet d’entretien de l’immeuble.
• Signer les contrats de travaux (après accord du syndicat des copropriétaires obtenu en AG) et suivre le bon déroulement du chantier en supervisant les prestataires.
• Souscrire les contrats d’entretien au nom du syndicat, auprès des prestataires (entretien ménager, VMC, sécurité incendie, etc.).
• Déclarer et suivre la résolution des sinistres affectant les parties communes, ou les sinistres dommages-ouvrage.
• Se rendre disponible pour répondre aux sollicitations des copropriétaires, et notamment leurs souhaits de résolutions à faire figurer à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
• Établir la convocation à l’assemblée générale et, à l’issue, transmettre le procès-verbal à l’ensemble des copropriétaires, puis faire appliquer les résolutions votées.

La réalisation de ces missions de gestion immobilière est assortie d’une rémunération forfaitaire. D’autres frais peuvent être prévus dans le cadre de travaux.

L’autre aspect majeur du métier de syndic, c’est d’assurer la comptabilité et de gérer les finances afin de couvrir les charges et financer les travaux. Il doit :

• Recueillir l’ensemble des charges de copropriété sur un compte séparé. Le cas échéant, c’est à lui d’intenter toute action pour recouvrer les éventuels impayés de charges auprès du copropriétaire défaillant.
• Établir les budgets prévisionnels, les faire voter en assemblée générale, et transmettre les appels de fonds en conséquence.

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Quelles sont les conditions d’exercice ?

Compte tenu de la responsabilité qu’impliquent ces missions, afin de pouvoir exercer, le législateur impose certains prérequis aux syndics professionnels :

• Être titulaire de la carte professionnelle « syndic et gestion » délivrée pour une durée triennale par la chambre de commerce.
• Disposer des compétences professionnelles requises.
• Bénéficier d’une garantie financière à hauteur de 110 000 € minimum, afin d’assurer les fonds détenus au titre de leur activité.
• Être titulaire d’une assurance responsabilité civile professionnelle, pour être couvert en cas de préjudice créé dans le cadre de leur activité.
• Ne faire l’objet d’aucune interdiction d’exercer une profession réglementée (suite à une condamnation pour crime, recel, etc.).

Les différences avec les autres syndics

Il existe deux alternatives au recours à un syndic professionnel. Qu’il s’agisse du syndic coopératif ou du syndic bénévole, ces deux modes de gestion ne sont pas soumis aux mêmes obligations. En effet, les conditions pour exercer l’activité de syndic bénévole ou coopératif sont plus souples, s’agissant d’un public non professionnel :

• Pas de nécessité de détenir une carte professionnelle « syndic et gestion »,
• Pas de garantie financière requise,
• Pas de nécessité de ne justifier d’aucune interdiction d’exercer une profession réglementée.

L’exercice de syndic bénévole ou coopératif possède des limitations, pour que seules les personnes concernées soient habilitées à se présenter. Contrairement au syndic professionnel, un syndic coopératif est composé exclusivement par des copropriétaires de l’immeuble. Ils assurent conjointement et de manière collégiale toutes les fonctions du métier de syndic. De même, le syndic bénévole doit être propriétaire d’au moins un lot dans la résidence, afin de présenter sa candidature en assemblée générale pour assurer la mission de syndic.

Le recours à un syndic bénévole ou coopératif vient généralement de la volonté de réduire les charges de copropriété en s’épargnant les honoraires, parfois non négligeables, d’un syndic professionnel. Cette mission n’est pas rémunérée par des honoraires, bien que le remboursement des frais (postaux et de fournitures bureautiques notamment) soit récupéré via les appels de fonds.

Les avantages du syndic professionnel

Le syndic professionnel dispose de toutes les compétences requises pour mener à bien sa mission. La comptabilité, les connaissances juridiques et celles liées au bâtiment ne s’improvisent pas. Également, le carnet d’adresses du syndic professionnel est plus étoffé, qu’il s’agisse d’entreprises ou de tout acteur de l’immobilier (notaire, géomètre, etc.).

De plus, le syndic professionnel est un tiers externe à la copropriété, limitant les conflits d’intérêts et les éventuelles inimitiés qui pourraient entraver une gestion impartiale. Enfin, la garantie financière adossée au syndic professionnel permet une certaine sérénité en cas de complications.

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Les inconvénients du syndic professionnel

Le coût d’un contrat de syndic professionnel peut être prohibitif, notamment dans le cas de petites copropriétés de moins de 10 lots. La mise en concurrence est alors essentielle pour comparer les différents tarifs. Il faut aussi noter que le recours à un syndic professionnel revient à confier la gestion de la copropriété à des personnes qui seront peut-être moins impliquées, puisque étrangères à l’immeuble. De quoi, parfois, remettre en cause la réactivité et la disponibilité.

Dans quels cas privilégier un syndic professionnel ?

Compte tenu de la complexité de la gestion comptable et administrative qu’engendre un grand ensemble immobilier avec un nombre élevé de copropriétaires, le syndic professionnel semble l’interlocuteur privilégié. De plus, lorsqu’un immeuble est sujet à de nombreux sinistres, une parfaite connaissance des assurances et du bâti est nécessaire, un syndic non professionnel étant peu rompu à cet exercice.

Enfin, et pour ces mêmes motifs de complexité, le recours à un professionnel est préférable dans une copropriété confrontée régulièrement au non paiement des charges, entraînant de lourdes procédures contentieuses.

Parmi les 533 266 copropriétés immatriculées au registre national au 30 septembre 2022, plus de la moitié étaient gérées par un syndic professionnel (296 566).

Comment mettre en place un syndic professionnel ?

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter, selon qu’il s’agit d’une copropriété nouvellement créée ou déjà existante.

1- Création de copropriété

Lorsqu’un immeuble neuf est livré par le promoteur, celui-ci propose un mandataire pour rédiger un contrat de syndic. Ce dernier sera chargé de convoquer la première assemblée générale en vue de se faire élire pour un an. Lors de la cession d’au moins un lot en monopropriété, les copropriétaires peuvent solliciter le prestataire de leur choix pour provoquer une assemblée générale et faire voter la souscription du contrat de syndic.

2- Copropriété existante

Si la copropriété est administrée par un syndic bénévole ou coopératif, rien n’empêche un copropriétaire ou le président du conseil syndical de faire inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale la proposition de changer de syndic. Pour adhérer au contrat de syndic professionnel, cette décision doit recueillir la majorité absolue des copropriétaires en AG.

Une fois le syndic désigné ou après un changement de syndic, plusieurs étapes sont indispensables pour assurer une gestion dans les règles :

• Ouvrir un compte bancaire distinct pour la copropriété.
• Récupérer auprès de l’ancien syndic les archives et les dossiers de la copropriété (contrats, carnet d’entretien, copie de l’attestation d’immatriculation, état descriptif de division, etc.), ou établir ces documents en cas de création de copropriété.
• Reprendre tous les éléments financiers et comptables.

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