Gestionnaire de copropriété : le métier décrypté

Mandaté par le syndicat des copropriétaires pour une durée de 3 ans, le gestionnaire de copropriété joue un rôle pivot entre les propriétaires, les locataires et les entreprises. Garant de la bonne gestion de l’immeuble et de la sécurité de ses habitantes et habitants, il constitue le rouage principal, et obligatoire, du régime de la copropriété dans le secteur immobilier.

Les casquettes du métier sont nombreuses : à la manière d’un chef d’orchestre, le gestionnaire supervise les aspects financier, administratif, et juridique relatifs à la résidence collective. L’enjeu de sa profession : veiller au respect des règles et aux décisions votées en assemblée générale, tout en prenant soin de satisfaire et préserver les intérêts des copropriétaires. Un challenge au quotidien ! Zoom sur ce métier de passion, et la formation à suivre pour gagner de l’expérience et trouver un poste salarié.

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Qu’est-ce qu’un gestionnaire de copropriété ?

Le gestionnaire de copropriété est une personne chargée de l’administration d’une ou plusieurs copropriétés. Il s’agit du fameux syndic de copropriété, un organe clé de la vie en copropriété.

En effet, les bâtiments d’habitation collectifs regroupent plusieurs biens immobiliers détenus par des copropriétaires. Mais au-delà des parties privatives, les immeubles en copropriété comportent des parties communes qui nécessitent un entretien régulier. De plus, la vie en collectivité exige l’observation de règles élémentaires en matière de respect du voisinage et des lieux, pour les propriétaires comme pour les locataires.

C’est là que le gestionnaire de copropriété entre en jeu : en tant que mandataire du syndicat des copropriétaires (son client), il pilote l’ensemble des projets et problématiques associés aux copropriétés. Il exerce à son compte ou sous statut salarié dans un cabinet de syndic ou une agence immobilière.

Nommé pour 3 ans maximum, le gestionnaire peut être professionnel ou non professionnel.

À noter que les intitulés du métier peuvent varier : responsable de copropriété, principal de régie, gérant d’immeubles, gestionnaire de portefeuille immobilier…

Quelle différence entre gestionnaire de copropriété et gestionnaire locatif ?

Attention à ne pas confondre gestionnaire de copropriété et gestionnaire locatif. Il s’agit en effet de deux métiers distincts. Également professionnel de l’immobilier, le gestionnaire locatif s’occupe uniquement, comme son nom l’indique, de la gestion locative des biens dont il a la charge. Il joue le rôle d’intermédiaire entre le propriétaire bailleur et le locataire. Ses missions sont nombreuses : organisation des visites pour trouver le locataire, élaboration du bail, état des lieux, appel des loyers, supervision de travaux, etc.

Quelles sont les missions du gestionnaire de copropriété ?

Le gestionnaire endosse de multiples responsabilités : il tient les comptes à jour, orchestre la mise en œuvre des travaux, s’assure de la conformité du règlement de copropriété avec la législation… Son champ d’action englobe les sphères administrative, financière et juridique.

1- La gestion administrative de l’immeuble collectif

Le travail du gestionnaire contient un volet majeur : les tâches administratives relatives au patrimoine immobilier dont il a la charge. Il est épaulé par l’assistant de copropriété dans l’exercice de sa profession.

Le gestionnaire de copropriété doit mener à bien les missions suivantes :

• Veiller à la bonne application du règlement de copropriété, qui s’impose aussi bien aux copropriétaires qu’aux locataires de la résidence. Y sont consignés, entre autres, l’intégralité des règles de vie et de travaux en copropriété, les conditions d’utilisation des parties privatives et communes, la répartition des charges, et le mode de calcul des quotes-parts des copropriétaires.
• Rédiger la fiche synthétique de la copropriété et l’actualiser chaque année. Ce document obligatoire à caractère informatif est tenu à disposition des copropriétaires. Il compile les données propres au fonctionnement de la copropriété et à l’état du bâtiment.
• Convoquer les assemblées générales (AG), dresser les comptes rendus, communiquer les décisions adoptées aux occupantes et occupants, et assurer leur exécution.
• Diriger les opérations d’entretien et de conservation de l’immeuble, voire de sauvegarde en cas d’urgence.
• Mettre à jour le carnet d’entretien de la copropriété où figurent tous les renseignements techniques concernant les interventions de maintenance et les travaux réalisés par le passé.

Sa fonction s’étend également à la gestion du personnel de l’immeuble, et aux contrats d’assurance. Par ailleurs, la mise en place d’un accès dématérialisé aux documents liés à la gestion de la résidence fait partie des obligations du syndic. Sous la forme d’un portail sécurisé, ce service doit offrir aux copropriétaires la possibilité de télécharger et d’imprimer les documents de leur choix, avec différents degrés de consultation établis selon la nature des données.

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2- La gestion financière de la copropriété

La fiche métier du gestionnaire comprend également un éventail de missions dont l’objectif est de garantir la bonne santé financière de la copropriété.

Dans son activité, il est notamment responsable :

• Du suivi de la trésorerie et de la comptabilité courante,
• De l’élaboration annuelle du budget prévisionnel de la copropriété,
• Du règlement des prestataires de services : fournisseurs d’énergie, entreprises de nettoyage, dépanneurs, sociétés de gardiennage, architectes, artisans…

Il joue un rôle crucial dans l’optimisation des dépenses de la copropriété. Un gestionnaire impliqué cherche à obtenir les meilleurs tarifs pour les propriétaires. Ainsi, il négocie les contrats des partenaires professionnels et compare les devis. Par exemple, solliciter un courtier en énergie comme Hellio est une solution efficace pour réduire les factures d’eau, d’électricité, et de gaz de la résidence.

Par ailleurs, le gestionnaire œuvre sous l’œil attentif du conseil syndical. En effet, cette entité constituée de membres élus par les copropriétaires possède un droit de regard sur les activités du syndic. En outre, le conseil syndical peut prêter assistance au gestionnaire dans l’exécution de ses missions administratives.

3- La gestion juridique de la résidence principale

Le gestionnaire de copropriété représente juridiquement le syndicat des copropriétaires. Parmi ses responsabilités, on retrouve ainsi le suivi des contentieux, des sinistres et des échanges avec l’assurance collective de la copropriété.

En cas de litige entre copropriétaires, il peut également faire office de médiateur pour faciliter le dialogue et trouver une solution à l’amiable.

Formation : comment devenir gestionnaire de copropriété ?

Administrer un portefeuille de copropriété n’est pas de tout repos. Parfois méconnu et souvent difficile, ce métier s’avère pourtant riche, passionnant, stimulant… et surtout incontournable dans le secteur de l’immobilier.

Les formations et études pour en faire son métier

Bien qu’aucun diplôme ne soit officiellement obligatoire pour exercer, la plupart des entreprises requièrent un niveau d’études Bac +2 à l’embauche, en CDD comme en CDI.

La profession est accessible via différentes filières. Les voies d’entrée les plus répandues sont :

• Les formations Bac +2 : BTS professions immobilières, BTS management commercial, et BTS comptabilité et gestion ;
• Les formations Bac +3 : DUT carrières juridiques, licences en immobilier, en droit ou en sciences économiques ;
• Les écoles privées spécialisées en immobilier (bachelor et master), comme le groupe ESPI, implanté à Paris, ainsi que dans 6 autres grandes villes françaises.

Le certificat de qualification professionnelle intitulé « CQP Gestionnaire de copropriété » représente une autre piste pour accéder au métier.

Bon à savoir : la détention d’une carte professionnelle est impérative pour les gestionnaires de copropriété indépendants. Sa délivrance est soumise à une condition d’aptitude professionnelle spécifiée par la loi Hoguet de 1970. Pour pouvoir travailler à son compte, il est ainsi nécessaire de justifier d’un niveau de formation minimum, d’études de nature commerciale, juridique ou économique, ou de plusieurs années d’expérience dans le domaine immobilier.

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Quelles sont les compétences attendues pour être un bon gestionnaire ?

Au-delà de la formation, le gestionnaire de copropriété doit réunir un certain nombre de compétences et de qualités fondamentales dans l’exercice de ses fonctions. La rigueur et l’organisation sont de mises pour ce poste de haute responsabilité, tout comme l’art de la négociation. De même, un solide bagage de connaissances techniques et juridiques est indispensable pour les candidates et candidats à la recherche d’un emploi de syndic en CDI.

Véritable professionnel de terrain, le gestionnaire planifie des visites régulières des copropriétés pour s’enquérir de l’état de la résidence et aller à la rencontre de ses occupants. L’écoute, la disponibilité et l’échange font partie de ses aptitudes. En tant qu’interlocuteur privilégié des copropriétaires, il sait faire preuve d’empathie et de diplomatie, des qualités demandées dans les offres d’emploi.

La rémunération du gestionnaire de copropriété

Les gestionnaires qui commencent leur carrière perçoivent généralement un salaire annuel allant de 35 000 € à 40 000 € brut, soit environ 3 000 € par mois (selon l'APEC). Les gestionnaires plus expérimentés, quant à eux, bénéficient d'un revenu plus attractif en cohérence avec leur statut de cadre confirmé. Leur rémunération peut ainsi atteindre les 5 000 € bruts mensuels en fonction de l’offre, soit 60 000 € annuels.

Le coût d’un gestionnaire se répercute directement sur les frais de copropriété. De fait, les syndicats des copropriétaires préfèrent parfois opter pour un syndic bénévole, voire un syndic coopératif afin de réaliser des économies.

Comment le gestionnaire de copropriété est-il choisi ?

Le choix du gestionnaire revient au syndicat des copropriétaires. C’est lui qui désigne l’organisme référent durant l’assemblée générale annuelle.

Le cas particulier d’une nouvelle copropriété

Toute copropriété doit avoir un syndic, essentiel au fonctionnement de la résidence collective. Et ce, dès la livraison du premier lot. Mais comment cela se déroule-t-il dans le cadre d’une vente en état futur d’achèvement (VEFA) ? Si la totalité des copropriétaires n’est pas présente dans l’immeuble à l’issue de la construction, ces derniers ne peuvent pas sélectionner eux-mêmes le gestionnaire en AG…

Voilà pourquoi la mise en copropriété dans l’immobilier neuf impose la nomination d’un syndic provisoire, dont le choix incombe au promoteur. Ce syndic a un caractère temporaire : il assure la transition jusqu’à la première assemblée générale, au cours de laquelle le syndicat des copropriétaires pourra éventuellement changer de syndic.

Le vote du gestionnaire en assemblée générale

La désignation du gestionnaire de copropriété s'effectue en AG. Elle fait l’objet d’un vote à la majorité absolue des copropriétaires. Cette majorité dite de l’article 25 signifie que les voix recueillies en faveur du syndic correspondent à plus de la moitié des suffrages. Sauf exception, l’élection du gestionnaire aboutit sur un mandat de 3 ans, renouvelable dans les mêmes conditions.

En cas de non-atteinte de la majorité requise, c’est le président du tribunal judiciaire qui désigne le syndic par ordonnance. Ce dernier doit être saisi par un ou plusieurs copropriétaires ou membres du conseil syndical, ou par le maire de la ville ou le président de l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) dont dépend la copropriété.

Le conseil syndical, s’il y en a un, doit organiser la mise en concurrence des candidats au syndic en amont de l’AG.

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