Le rôle du syndic de copropriété : définition, missions et obligations

En copropriété, il est obligatoire de désigner un syndic pour gérer certaines missions relatives à la vie de l’immeuble. Professionnel ou bénévole, le syndic de copropriété est généralement désigné pour une durée de trois ans. Mais à quoi sert exactement ce gestionnaire ? Quelles sont ses obligations et ses missions ? Hellio décrypte le rôle du syndic de copropriété.

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Qui peut être syndic de copropriété ?

En France, il existes trois grands types de syndic de copropriété :

• Professionnel
• Bénévole
• Coopératif

Depuis quelques années, on voit également se développer un autre modèle, les syndics en ligne, qui surfent sur la tendance de dématérialisation et de services à distance, sans agence, comme les néobanques.

Pour faire simple, l’assemblée générale des copropriétaires peut choisir de confier ce rôle à un professionnel (Nexity, Foncia ou encore Citya, pour citer les plus connus), ou désigner un ou une copropriétaire volontaire pour endosser les missions du syndic. Dans ce dernier cas, la personne doit présenter officiellement sa candidature en assemblée générale (AG) ; elle sera remboursée de tous les frais liés à son statut (envoi des convocations aux assemblées générales, etc.). Elle peut même recevoir une rémunération – soumise à l’impôt sur le revenu – si les copropriétaires le votent en AG.

Quel que soit le statut, la désignation d’un syndic est obligatoire dans une copropriété, et ce, même s’il n’y a que deux lots.

Toutefois, plusieurs dénominations peuvent être confondues dans le monde de la copropriété. Il est important de distinguer le syndic de copropriété de deux autres entités :

• Le syndicat des copropriétaires : c’est en quelque sorte l’assemblée des copropriétaires. C’est ce groupe qui prend les décisions relatives à la vie de la copropriété. Contrairement au syndic, le syndicat des copropriétaires ne gère ni les finances de l’immeuble, ni la partie administrative.
• Le conseil syndical : ce sont des copropriétaires élus par l’assemblée générale. Ils ont pour principale mission de contrôler l’action du syndic et de faire le relais entre ce dernier et le reste des copropriétaires. Cette instance n’est pas obligatoire : certains immeubles n’ont pas de conseil syndical.

Comment le syndic (SDC) est-il désigné ?

Lors de la création de la copropriété, un syndic provisoire peut être désigné, soit par le promoteur seul, soit par un accord entre les copropriétaires et le promoteur. La mission de ce premier syndic ? Organiser une première assemblée générale des copropriétaires afin de désigner plus officiellement un syndic « définitif ». Cela peut alors être le même que celui nommé provisoirement.

Lors de cette première assemblée, les copropriétaires candidats au rôle de syndic bénévole doivent se faire connaître. Le vote a ensuite lieu. Le syndic doit être élu à la majorité absolue, c’est-à-dire avec au moins la moitié des voix exprimées.

Le syndic désigné bénéficie alors d’un mandat de :

• 1 an maximum s’il a participé à la construction de l’immeuble, par exemple s’il est aussi l’architecte ou le promoteur. Cette limite s’applique également pour les syndics bénévoles proches du promoteur ou de l’architecte (époux, conjoints, employés, etc.)
• 3 ans maximum dans tous les autres cas.

Dans les trois mois précédant la fin du mandat, l’assemblée doit voter le renouvellement ou non du syndic. À cette occasion, les copropriétaires – ou le conseil syndical s’il en existe un – peuvent mettre en concurrence plusieurs contrats présentés par des syndics professionnels.

Quelles sont les obligations du syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété professionnel doit respecter plusieurs obligations et devoirs.

Il doit ainsi posséder une carte professionnelle obtenue auprès de la chambre de commerce et d’industrie. Cette carte portant la mention « S » (pour syndic de copropriété) atteste que le professionnel bénéficie de garanties financières solides (notamment pour rembourser les copropriétaires de leurs frais en cas de faillite du syndic), et d’une assurance responsabilité civile professionnelle. Cette assurance permet d’indemniser les éventuelles victimes, en cas d’accidents causés par des manquements du syndic.

Un syndic bénévole, en revanche, n’a pas besoin de détenir une carte professionnelle. Il doit simplement être propriétaire d’un ou plusieurs lots de la copropriété. Il est cependant fortement conseillé de souscrire une assurance responsabilité civile (généralement incluse dans le contrat d’assurance habitation), puisqu’il peut être désigné responsable d’un accident par manquement dans son rôle de syndic.

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Quelles sont les missions du syndic ?

La gestion financière de la résidence collective

L’une des premières missions du syndic de copropriété consiste à gérer les comptes de l’immeuble. Pour ce faire, qu’il soit professionnel ou bénévole, il doit ouvrir un compte bancaire séparé, dédié à la copropriété. Cette règle a été instaurée par la loi Alur en 2014 pour éviter que les fonds de la copropriété n’appartiennent juridiquement au syndic. Seule exception à cette règle : les copropriétés de moins de 16 lots, qui peuvent voter en AG une dispense d’ouvrir un compte séparé lorsque le syndic est professionnel. Dans tous les cas, le syndic doit fournir au conseil syndical les copies des relevés bancaires mensuels dès réception.

Mais le rôle financier du syndic de copropriétaires va au-delà de la gestion des comptes bancaires. Il doit également établir le budget prévisionnel de l’immeuble. Il s’agit d’établir toutes les dépenses courantes de l’immeuble (ménage des parties communes, chauffage collectif, réparations, honoraires du syndic, etc.), et de les faire approuver par un vote annuel en assemblée générale des copropriétaires. Ce vote se fait alors à la majorité simple (ou relative), c’est-à-dire au plus grand nombre de voix obtenues.

Les travaux plus importants, comme ceux liés à une rénovation énergétique globale (isolation thermique, calorifugeage, etc.), n’entrent pas dans ce budget prévisionnel. Ces dépenses exceptionnelles doivent être votées à part.

La gestion administrative de la copropriété

Le syndic de copropriété a également pour mission de gérer plusieurs tâches administratives liées à la vie de l’immeuble. Il doit par exemple représenter la copropriété en justice en cas de litige. De même, il doit :

• Créer puis mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété, le document qui reprend toutes les données administratives liées à l’immeuble : numéro de SIRET du syndicat des copropriétaires, nombre de lots, usage (habitation, bureau, ou commerce), etc. ;
• Mettre à jour la liste des copropriétaires avec leur lot, leur état civil et leur domicile principal ;
• Tenir le carnet d’entretien de l’immeuble, un document qui reprend toutes les données relatives aux travaux d’entretien et de maintenance réalisés ;
• Faire un compte-rendu des décisions prises en assemblée générale, et l’envoyer aux copropriétaires ;
• Faire respecter le règlement de la copropriété. Par exemple, en cas de stationnement abusif, c’est au syndic d’avertir l’automobiliste en cause.

Pour l’ensemble de ces tâches administratives, le syndic de copropriété professionnel est tenu de proposer aux copropriétaires un accès en ligne aux documents de l’immeuble.

Enfin, il lui revient de gérer toutes les tâches relatives à l’entretien de l’immeuble avec les prestataires : ménage, travaux, remplacement d’ampoules dans les parties communes, réparation des boîtes aux lettres, etc.

Peut-on changer de syndic en cours de mandat ?

Les copropriétaires peuvent décider de changer de syndic, en organisant un vote en assemblée générale au moins trois mois avant la fin du mandat. Le gestionnaire de copropriété peut lui-même décider d’organiser ce vote, s’il ne souhaite pas reconduire le contrat.

Pendant le contrat, il est possible de changer de syndic uniquement si celui-ci est responsable de manquements graves à ses missions. Ainsi, si le syndic n’exécute pas les décisions prises en assemblée générale, s’il ne paye pas ses charges ou encore s’il commet des fautes dans sa gestion, le conseil syndical ou les copropriétaires peuvent demander son renvoi avant la fin du mandat. Il faudra alors que cette décision de révocation soit votée à la majorité absolue en assemblée générale.

Heureusement, ces situations sont assez rares. Selon un sondage de la Fnaim réalisé en 2019, 65 % des copropriétaires s’estiment satisfaits ou très satisfaits de leur syndic. Pour conquérir les 35 % restant, il est peut-être temps de se lancer dans une rénovation énergétique globale de la copropriété. Un bon moyen de réaliser des économies d’énergie, et de confier au syndic un projet plus intéressant que la gestion administrative et financière.

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