Syndic en ligne : comment ça marche ?

Le syndic est un organe essentiel d’une copropriété. Il est en effet nommé par le syndicat des copropriétaires pour assurer la gestion et l’organisation de la copropriété. Garantir la préservation du patrimoine, contrôler les finances et veiller à l’application du règlement de copropriété sont autant de missions confiées au syndic.

Le marché de la copropriété représentait 562 316 entités immatriculées au 30 juin 2023 (source : Registre des copropriétés du ministère de la Transition écologique). Ce secteur est géré majoritairement par les syndics professionnels, mais il s’ouvre à de nouvelles alternatives.

En effet, selon le souhait des copropriétaires, le syndic peut être de plusieurs natures : professionnel, bénévole, coopératif. Et, plus récemment, il peut avoir la particularité de fournir ses services en ligne.

Focus sur les solutions dématérialisées proposées par les syndics en ligne.

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Rôle et missions du syndic en ligne

Le rôle du syndic est encadré par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, texte fondateur du statut de la copropriété. Est considéré comme copropriété « tout immeuble bâti ou groupe d’immeubles bâtis à usage total ou partiel d’habitation dont la propriété est répartie par lot entre plusieurs personnes ».

Dès lors, la législation impose la nomination d'un syndic pouvant adopter plusieurs modèles de gestion : syndic professionnel, syndic bénévole ou syndic coopératif.

Plus récemment, une nouvelle offre de syndic est apparue, surfant sur l’essor des solutions dématérialisées. Il s’agit d’assurer à distance les mêmes missions qu’un syndic traditionnel, à savoir :

• La gestion administrative de la copropriété : convoquer et assurer la tenue d’au minimum une assemblée générale (AG) par an,
• La gestion budgétaire de la copropriété : établir le budget prévisionnel de la copropriété, tenir la comptabilité et assurer la collecte des charges via les appels de fonds,
• Veiller à la préservation de l’immeuble : gérer les prestataires qui assurent l’entretien courant de la copropriété (ménage, maintenance des équipements), les travaux urgents (dégâts des eaux) ou de conservation (ravalement de façade…).

En cas de présence d’un conseil syndical dans la copropriété, il conserve sa mission de contrôle du syndic, qui s’effectue via une plateforme en ligne.

Avantages et inconvénients du syndic en ligne

En 2023, en France, 57 % des copropriétés immatriculées étaient gérées par des syndics professionnels (toujours selon le registre national). Cette mission implique le versement d’honoraires parfois importants de la part des copropriétaires, pour s’offrir les services du syndic.

L’alternative des syndics en ligne présente des avantages, mais aussi des inconvénients, dont il faut prendre conscience avant de s’engager.

Les avantages du syndic de copropriété en ligne

Le recours à un syndic en ligne peut être motivé par plusieurs aspects :

• Professionnels : un syndic en ligne est soumis aux mêmes obligations et est réputé aussi compétent qu’un syndic professionnel.
• Financiers : les syndics de copropriété en ligne proposent des tarifs en moyenne 40 % inférieurs à ceux des cabinets traditionnels.
• La praticité : lorsque les missions du syndic sont relativement aisées (petites copropriétés), les copropriétaires peuvent préférer la gestion via une plateforme digitale fluide et facile d’accès.
• L’accès aux informations : tous les documents relatifs à la copropriété sont consultables via un extranet dédié aux copropriétaires.

Les inconvénients du syndic en ligne

Outre les nombreux avantages mentionnés, le recours à un syndic en ligne comporte également son lot d'inconvénients :

• Les faibles honoraires s’expliquent par l’absence d’un interlocuteur physique à même de se déplacer sur la copropriété. Cela implique une méconnaissance de l’immeuble et de ses spécificités, un véritable point noir en cas de sinistre ou de travaux.
• La réactivité n’est pas toujours au rendez-vous : en ne connaissant pas l’immeuble, le syndic en ligne se repose parfois sur les membres du conseil syndical qui, par définition, ne sont pas des professionnels. La présence d’intermédiaires dans la prise de décision rallonge les délais, ce qui est préjudiciable en cas d’urgence.
• Une dilution des responsabilités : en cas d’erreur de jugement notamment sur la nécessité de travaux, ou une erreur sur des relevés de compteurs, à qui incombe la responsabilité s’il y a litige? L’intervention du conseil syndical pour pallier l’absence du syndic reste dans un flou juridique.

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Quelles différences avec les autres types de syndics ?

Pour choisir un syndic, il y a différentes options, liées à plusieurs obligations. Décryptage.

Syndic professionnel

Le syndic professionnel agit en nom propre, ou est rattaché à une entreprise. En tant que personne physique, il est en mesure d'effectuer des déplacements réguliers sur site.

Cette présence est utile et rassurante à bien des égards, même si elle est généralement facturée par le biais des frais annexes. Pour superviser les employés d'immeuble et les entreprises intervenant sur place, ainsi que pour déceler d’éventuelles malfaçons ou dégradations, le regard d’une personne professionnelle est précieux.

Syndic bénévole

Ce rôle est obligatoirement assuré par un ou une copropriétaire de l’immeuble, dont la candidature de syndic bénévole a été retenue lors d’un vote en assemblée générale. Il ne s’agit pas d’un professionnel. Cela implique des conditions assouplies pour l’exercice de cette fonction :

• Pas d'obligation de détenir une carte professionnelle,
• Aucune garantie financière demandée,
• Pas d’obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile, bien que cela reste fortement recommandé.

Syndic coopératif

Le syndic coopératif est un mode de gestion qui se rapproche du syndic bénévole, à la différence que la gestion coopérative implique l’intervention de plusieurs copropriétaires pour assurer ce rôle de syndic.

Généralement, le syndic est la présidente ou le président du conseil syndical, élu pendant les assemblées générales. La particularité est que le syndic ne gère pas seul, et partage la gestion de ses missions avec les membres du conseil syndical.

La démarche pour souscrire à un syndic en ligne

Lorsque le syndic actuel arrive en fin de mandat, l'ensemble des copropriétaires doivent voter sa prolongation ou le changement de prestataire lors de l’assemblée générale qui suit.

Sauf cas particulier, le conseil syndical doit effectuer une mise en concurrence de différents contrats de syndic en amont de l’AG.

Tout copropriétaire dispose du droit de soumettre un ou plusieurs projets de contrat de syndic au vote de l’assemblée générale. Pour cela, il doit en exprimer la demande au syndic en exercice, par lettre recommandée avec accusé de réception avant l’envoi des convocations.

Chaque proposition de contrat doit être annexée à la convocation à l’AG, et sera soumise au vote au cours de la réunion.

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