Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion locative ?

La gestion locative prend du temps. Pour se délester de certaines tâches chronophages, les bailleurs peuvent utiliser un logiciel de gestion locative. À quoi sert-il ? Pourquoi s’en servir ? On vous explique.

Les bailleurs n’ont pas toujours le temps de s’occuper de la gestion de leur(s) bien(s) immobilier(s). Ils peuvent alors déléguer cette gestion locative à un tiers comme une agence immobilière. Mais, depuis quelques années, on voit apparaître sur le marché des logiciels de gestion locative plus simples d’utilisation, moins chers et qui permettent un gain de temps important.

La définition d’un logiciel de gestion locative

Un logiciel de gestion locative est une plateforme/application qui va permettre d’automatiser de nombreuses tâches chronophages. Il aide le bailleur avant, pendant et après la location du bien. Il centralise toutes les informations au même endroit et offre une vue d’ensemble du parc locatif en temps réel.

Le logiciel met également à disposition plusieurs ressources pour aider le bailleur à gérer les problématiques du quotidien et mieux communiquer avec son résident, son gardien et ses prestataires de service. Il a également l’avantage de laisser au bailleur le contrôle total de ses biens, sans l’obliger à passer par un tiers. Avec un logiciel, le gain de temps peut atteindre 1h30 par jour.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion locative

Les services d’un logiciel de gestion locative varient selon le logiciel et l’abonnement choisis. Parmi les fonctionnalités les plus courantes, on peut citer celles-ci :

Édition de documents

Plus besoin d’aller chercher un modèle d’état des lieux ou de bail, le logiciel peut éditer plusieurs modèles de documents conformes à la législation en vigueur. Reste ensuite au bailleur à les remplir avec les informations qui concernent son résident. Les documents peuvent ensuite être signés électroniquement et envoyés directement via la plateforme. Cela évite d’accumuler de la paperasse et de perdre des documents importants.

Dossiers des résidents

Les informations des résidents peuvent être stockées en un seul et même endroit (pièce d’identité, avis d’imposition, justificatif de domicile…). En cas de besoin, il suffit donc de quelques clics pour retrouver la bonne information.

Paiement des loyers

Le bailleur peut garder plus facilement un œil sur le paiement des loyers. Avec la fonctionnalité du quittancement, il peut éditer et envoyer les quittances de loyer à ses résidents et vérifier ainsi qu’il n’y a aucun retard de paiement. Cela lui permet d’agir rapidement si le loyer n’est pas versé.

Suivi de maintenance

Si un résident à un problème, il peut faire une réclamation. Le bailleur sera ainsi alerté via une notification qui lui permettra d’agir rapidement pour résoudre le litige. Si ce n’est pas lui qui doit intervenir, il pourra déléguer la tâche à la personne concernée (gardien, syndic…). Ensuite, il pourra suivre la maintenance et s’assurer que le problème est bien pris en charge.

Enquêtes locataires

Avec un logiciel, le bailleur peut envoyer à ses résidents des enquêtes de satisfaction. À la suite de travaux, à la fin de l’année ou plus régulièrement, il peut ainsi s’assurer du bien-être de ses locataires. Le logiciel se chargera de garder la data qui pourra être analysée et utilisée pour améliorer les points qui n’ont pas convaincu les résidents.

Base de données des fournisseurs

Un bailleur se doit d’avoir un bon carnet d’adresses pour réagir efficacement en cas de problème. Pour ne pas chercher trop longtemps un contact, le logiciel de gestion locative peut proposer de créer une base de données dédiées aux fournisseurs et autres prestataires de service à contacter en cas de besoin.

Le coût d’un logiciel de gestion locative

Faire appel à une agence immobilière pour s’occuper de la gestion locative de ses biens peut coûter cher. En moyenne, les honoraires peuvent monter à 15 % du montant du loyer hors taxes. En ce qui concerne les logiciels de gestion locative, les frais sont généralement moindres.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion locative ?

Il y a donc plusieurs avantages à utiliser un logiciel de gestion locative. Nous l’avons vu, c’est un gain de temps précieux pour les bailleurs qui ont beaucoup de choses à gérer en même temps. L’automatisation des tâches leur permet de dégager du temps pour s’occuper plus sereinement de leur gestion quotidienne et être plus réactifs en cas de problème. En outre, le bailleur peut programmer des rappels et ainsi éviter les oublis de rendez-vous.

Ensuite, le logiciel permet d’améliorer la communication entre le bailleur et son résident. En cas de besoin, le locataire peut directement contacter son bailleur qui recevra son message via une notification et pourra y répondre facilement. Au-delà du résident, c’est aussi un moyen de mieux communiquer avec le syndic ou le gardien de l’immeuble. Plus la satisfaction est au beau fixe, plus la gestion du bien sera fluide et simple.

Enfin, si le bailleur n’a pas de connaissances spécifiques en comptabilité, le logiciel se charge de le guider. Puisque tous les documents financiers se trouvent au même endroit, il est plus facile de vérifier ses comptes pour voir si quelque chose cloche. Le paiement des loyers est suivi en direct grâce au quittancement et les factures à régler sont indiquées sur la plateforme. Des rappels peuvent être envoyés en cas de retard.

Le logiciel est aussi un très bon allié pour la fiscalité puisqu’il peut aider le bailleur à réaliser sa déclaration d’impôts ou à calculer l’augmentation possible de son loyer grâce à l’indice de référence des loyers.