Charges prévisionnelles annuelles en copropriété : tout comprendre

Les charges prévisionnelles annuelles sont un aspect fondamental de la gestion financière des copropriétés : elles sont incontournables pour assurer la maintenance et le bon fonctionnement des espaces partagés. Ces charges couvrent tout, de l’entretien au chauffage des parties communes. Mais comment sont-elles déterminées et gérées ? Hellio fait le point sur tout ce que vous devez savoir sur les charges prévisionnelles annuelles au sein d’une copropriété.

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Charges prévisionnelles annuelles : qu'est-ce que c'est ?

Définition : que dit la loi ?

Les charges prévisionnelles annuelles désignent les charges à payer par les copropriétaires d’un immeuble pour la gestion, l'entretien et l'administration des parties communes du bâtiment pour l’année à venir.

Concrètement, elles comprennent :

• Les frais de maintenance,
• Les charges de personnel,
• Les dépenses d'énergie,
• Les primes d'assurance,
• Les honoraires du syndic,
• Toute autre dépense nécessaire à la conservation de l'immeuble et à l'exécution des services collectifs.

Ces charges sont régies par la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, qui fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis en France. Elles sont obligatoires, et doivent être réparties entre les copropriétaires selon les tantièmes que représente leur lot respectif au sein de la copropriété.

L'article 14 de cette loi précise notamment les obligations relatives aux charges courantes de copropriété, ainsi que les exceptions qui peuvent être prévues. C'est dans ce cadre que sont définies les dépenses pouvant être exclues des charges prévisionnelles annuelles, comme les travaux exceptionnels, les frais de contentieux, les travaux d'amélioration ou les charges non récurrentes.

Charges annuelles de copropriété : que comprennent-elles ?

Les charges prévisionnelles sont constituées des charges générales et des charges spéciales, toutes deux prévues dans le budget estimatif de la copropriété.

• Les charges générales englobent les frais de maintenance, de gestion et d'administration des espaces communs de la copropriété (nettoyage, éclairage, dépenses communes d’eau et d'électricité…).
• Les charges spéciales, quant à elles, concernent les dépenses liées au bon fonctionnement des services collectifs et des équipements communs tels que l'ascenseur ou le chauffage central. Ces charges spéciales sont réparties entre les copropriétaires en fonction de l'utilité potentielle de ces services pour leur propre lot. Par exemple, un résident qui loge au rez-de-chaussée paiera moins pour l'ascenseur qu'une habitante du 8e étage.

Qui établit le budget prévisionnel annuel au sein d’une copropriété ?

Les charges annuelles sont établies à partir du budget prévisionnel annuel, élaboré chaque année par le syndic de copropriété.

Ce budget est soumis au vote de l'assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable précédent. Il est essentiel que le budget prévisionnel soit établi avec précision, car il détermine les frais qui seront à la charge des copropriétaires. En cas de sous-estimation, les charges réclamées aux copropriétaires pourraient s'avérer insuffisantes pour couvrir toutes les dépenses de la copropriété.

Comment est calculé le montant des charges prévisionnelles annuelles ?

Le calcul du budget prévisionnel de copropriété étape par étape

La préparation d'un budget prévisionnel nécessite une approche réfléchie et méthodique. Cette responsabilité incombe au syndic de copropriété. De multiples dépenses doivent être minutieusement évaluées et discutées, avant d'être soumises au vote des copropriétaires.

Voici les principales étapes de l’élaboration du budget prévisionnel annuel :

• Estimation du budget : le syndic se base généralement sur le budget de l'année précédente pour préparer celui de l'année à venir. Il compare les dépenses réelles avec les prévisions, et il prend en compte l'augmentation du coût de la vie. La renégociation des contrats de la copropriété est également une étape importante pour optimiser les dépenses.
• Vote du budget : une fois préparé, le budget prévisionnel est soumis au vote des copropriétaires lors de l'assemblée générale annuelle. Ce vote doit avoir lieu dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable précédent, et il se fait à la majorité simple. Cela implique que le budget doit obtenir l'approbation d'au moins la moitié des copropriétaires présents ou représentés lors de l'assemblée générale. Si des copropriétaires ne participent pas à l'AG ou s'abstiennent de voter, leurs voix ne seront pas comptabilisées.
• Financement : après avoir voté le budget prévisionnel, le syndic doit collecter les fonds nécessaires, appelés provisions pour charges. Régulièrement, les copropriétaires reçoivent des appels de fonds, accompagnés d'une notification précisant la date limite de paiement et le montant dû. Ces demandes de paiement sont généralement envoyées au début de chaque trimestre, et chaque copropriétaire doit verser, chaque fois, un quart du montant annuel dont il ou elle doit s’acquitter. La part des provisions pour charges de chaque copropriétaire est calculée en fonction de ses tantièmes de copropriété.

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Le calcul des charges de copropriété

Pour calculer les charges de copropriété, il est nécessaire de prendre en compte les tantièmes de chaque lot. Puis on applique la formule suivante : nombre de tantièmes du lot / nombre total de tantièmes x budget.

Prenons un exemple pour illustrer le calcul des charges de copropriété :

1. Le budget voté lors de l'assemblée générale est de 10 000 €.
2. La propriétaire du lot 8 possède 40/1 000 tantièmes.

On calcule ainsi sa part annuelle des charges de copropriété :

40 / 1 000 x 10 000 € = 400 €

Chaque trimestre, la propriétaire du lot 8 devra verser un quart de ce montant, soit 100 €.

Que se passe-t-il si le montant prévisionnel excède le montant réel des charges annuelles de copropriété ?

Lorsque le montant prévisionnel excède le montant réel des dépenses, ou vice versa, des ajustements doivent être effectués pour assurer l'équité vis-à-vis des copropriétaires.

En cas d'excédent de charges prévisionnelles

Lorsque les charges prévisionnelles sont estimées au-dessus de la consommation réelle, cela crée un excédent de fonds. Dans cette situation, les copropriétaires ont droit à un crédit sur leur compte, correspondant au surplus versé. Ce crédit sera ensuite utilisé pour réduire le montant des prochaines charges à payer par les copropriétaires.

En cas de déficit de charges prévisionnelles

En revanche, si les charges prévisionnelles sont sous-estimées par rapport aux dépenses réelles, un déficit se produit. Dans ce cas, un complément est demandé aux copropriétaires pour équilibrer les comptes de l'exercice. Ce complément vise à garantir que les dépenses réelles soient couvertes de manière adéquate, et à maintenir l'équilibre financier de la copropriété.

La régularisation des charges entre bailleur et locataire

Une partie des charges payées par les copropriétaires sont dites « récupérables » auprès de leurs éventuels locataires. On parle alors de charges locatives. Ces dernières comprennent les montants dépensés pour le fonctionnement des services utilisés par les locataires, l'entretien des parties communes et les coûts liés à l'usage du logement. Elles sont définies dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987.

Chaque année, ces charges récupérables doivent elles aussi être régularisées. Pour ce faire, le propriétaire doit comparer les provisions reçues de son ou sa locataire avec les dépenses réelles. Ensuite, il demande un complément si nécessaire, ou bien il lui rembourse l’excédent le cas échéant. Il est important d'informer les locataires au moins un mois avant de procéder à cette régularisation, en leur fournissant un décompte détaillé des charges par catégorie, sous peine d'annulation de la provision pour charges.

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