Extranet en copropriété : fonctionnement, obligation, sanction

Depuis plusieurs années, les copropriétés sont dans l’obligation de mettre en place un extranet sécurisé, accessible aux copropriétaires, mais aussi au conseil syndical. Les intérêts sont multiples, mais l’extranet sert surtout au partage d’informations et de documents, dont certains doivent être obligatoirement transmis. Il doit s’agir d’un espace sécurisé, avec des identifiants personnels transmis.

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Extranet en copropriété : définition et fonctionnement

Un extranet est un espace en ligne sécurisé qui est accessible à des utilisateurs extérieurs. C’est en cela qu’il se différencie d’un intranet, beaucoup plus privé, qui n’est accessible qu’en interne. Dans les deux cas, l’intérêt est de pouvoir partager des documents ou des informations, accessibles à des personnes définies.

Un accès différencié peut être mis en place suivant le type de documents et leur cible : les copropriétaires ou les membres du conseil syndical.

L’extranet en copropriété : une obligation légale ?

Parmi les différentes lois sur les copropriétés, on trouve la loi ALUR (accès au logement et un urbanisme rénové) qui a été promulguée en mars 2014. Elle impose depuis le 1^er janvier 2015 aux copropriétés de mettre à disposition un extranet sécurisé, accessible aux copropriétaires et au conseil syndical. Sur ce dernier, des documents concernant la copropriété peuvent être consultés, téléchargés et même imprimés. Le dispositif a été complété par la loi ELAN (évolution du logement de l'aménagement et du numérique) du 23 novembre 2018. Un décret a ensuite été publié le 23 mai 2019 pour spécifier les documents devant se trouver obligatoirement sur cet extranet.

Attention, cette obligation de mise en place d’un extranet ne concerne que les syndics professionnels. Il est également à noter qu’il est possible de s’opposer à la mise en place d’un extranet dans la copropriété via un vote à la majorité, selon l’article 25 de la loi ALUR.

Quelles sanctions ?

Ne pas mettre en place un extranet sécurisé et accessible constitue une faute de gestion. Un décret en date du 23 mai 2019 établit une pénalité de 15 € par jour de retard lorsque le syndic ne fournit pas au conseil syndical les pièces demandées, concernant la gestion du syndic et plus largement l’administration de la copropriété.

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Ce que l’extranet doit contenir

Plusieurs documents doivent être intégrés à l’extranet comme l’a précisé la loi ELAN de 2018. Certains seront accessibles à l’ensemble des membres, d’autres uniquement à certains, notamment aux membres du conseil syndical.

Des documents obligatoires

Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 liste les documents qui doivent obligatoirement être partagés sur l’extranet de la copropriété :

• Le règlement de copropriété ;
• L'état descriptif de division et les actes le modifiant (si publiés) qui définissent les quotes-parts des parties communes en fonction des lots de chaque copropriétaire. Elles sont exprimées en tantième ou millième de copropriété ;
• La dernière fiche synthétique de la copropriété, qui a été réalisée par le syndic
• Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• Les diagnostics techniques en cours de validité, qui concernent les parties communes, comme le DPE (diagnostic de performance énergétique) collectif rendu obligatoire dans le cadre de la loi Climat et résilience, par exemple ;
• Les contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires (sauf contrats de travail des préposés du syndicat) ;
• Les contrats d’assurance conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
• Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées (ravalement de façade, isolation, etc.)
• Et enfin, le contrat de syndic en cours.

👉 Certains documents ne sont accessibles qu’aux copropriétaires et ne concernent que son lot personnel. Il s’agit :

• Du compte individuel arrêté après approbation des comptes annuels ;
• Du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
• Du montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale ;
• Et enfin les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

👉 D’autres documents ne sont accessibles qu’aux membres du conseil syndical. Il s’agit :

• Des balances des comptes du syndicat des copropriétaires ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu ;
• Des relevés périodiques des comptes bancaires séparés ;
• Des assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
• De la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l'article 32 du décret du 17 mars 1967 ;
• Et enfin de la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

Des documents facultatifs

Certains documents ou informations ne sont pas obligatoires sur un extranet. Il peut également être conçu de manière à le rendre plus convivial et pratique, pour optimiser les relations et échanges entre les copropriétaires et le syndic. Peuvent être ajoutés : des archives, un annuaire de l’ensemble des copropriétaires, le nom d’entreprises de travaux ou de services par exemple ou encore la fiche synthétique de la copropriété, un document obligatoire qui doit être mis à jour tous les ans par le syndic.

Combien coûte un extranet pour une copropriété ?

Le prix d’un extranet est difficile à donner. En général, ce sont des solutions de gestion de copropriétés qui sont proposées, comprenant la création et/ou la gestion de l’extranet. Là plusieurs prix existent encore en fonction de la société, du secteur géographique et des services fournis. Plusieurs services peuvent être proposés en plus de l’extranet : comme la tenue des Assemblées générales, la comptabilité, l’assistance téléphonique…

Quelles mesures de sécurité s’appliquent ?

L’accès à un extranet doit être sécurisé et différencié pour les copropriétaires et le conseil syndical. Dans tous les cas, il faut que chaque usager ait un identifiant personnel. Puisque des données sensibles et/ou personnelles peuvent être enregistrées sur cet extranet, il peut être judicieux de mettre en place un processus de gestion des archives et même de destruction totale de ces dernières en cas de besoin. La CNIL a mis en place un guide de la sécurité des données personnelles pour les copropriétés.

Dans tous les cas, il faut veiller au respect des règles RGPD (Règlement général sur la protection des données). Évidemment, le syndic ne peut transmettre aucune donnée à un tiers (sauf en cas d’accord du ou des concernés).

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