Fiche synthétique de copropriété : tout ce que vous devez savoir

La fiche synthétique de copropriété est un document qui informe les copropriétaires sur le fonctionnement et l’état de l’immeuble. Cette pièce est obligatoire et doit être rédigée par le syndic de copropriété. Elle doit aussi être mise à jour chaque année, sous peine de sanctions.

Apprenez-en plus sur ce document réglementé par la loi relative aux copropriétés.

Réduire les dépenses énergétiques d’un immeuble, c’est possible !

La fiche synthétique de copropriété, qu’est-ce que c’est ?

Contrairement à l’état daté, qui se concentre sur les aspects financiers, ou au carnet d’entretien, axé uniquement sur le bâti, la fiche synthétique englobe ces deux aspects. Elle permet de centraliser les informations essentielles concernant la copropriété : il s’agit notamment de ses caractéristiques, son organisation, les détails sur le syndic actuellement en poste, les spécificités techniques, les équipements des immeubles, et les comptes.

Préparée et mise à jour annuellement par le syndic, cette fiche est mise à la disposition non seulement des copropriétaires actuels, mais aussi des potentiels futurs acquéreurs.

Son rôle est double :

• Elle vise à renseigner les personnes envisageant d’acheter des lots sur les éléments clés de la copropriété.
• Elle sert également de guide pour les copropriétaires actuels, les aidant à prendre des décisions éclairées, notamment lors des votes en assemblée générale.

La fiche synthétique de copropriété est-elle obligatoire ?

La fiche synthétique doit être établie depuis le 1^er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots. Cette obligation date de janvier 2018 pour celles de plus de 50 lots, et de 2019 pour les plus petites.

À noter toutefois que seules les copropriétés à destination totale ou partielle d’habitation sont concernées (c’est-à-dire celles qui comportent au moins un logement). Les copropriétés de commerces ou de bureaux ne sont pas visées par la réalisation et la mise à jour de cette fiche.

Du côté des sanctions, la loi est claire : l’absence de fiche synthétique peut entraîner la révocation du syndic.

De plus, le contrat du syndic doit impérativement prévoir une pénalité financière forfaitaire en cas de non-mise à disposition de la fiche à un copropriétaire dans les quinze jours suivant sa demande. Le montant de cette pénalité est déterminé lors de la désignation du syndic en assemblée générale et est déduit de sa rémunération au dernier appel de charges de l’exercice.

Hellio vous aide à faire baisser les charges de copropriété.

Que doit contenir la fiche synthétique de copropriété ?

Le contenu de la fiche synthétique est réglementé par le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016. On compte 6 catégories d’informations distinctes :

1. Identification de la copropriété

• Nom d’usage et adresse du syndicat de copropriétaires.
• Adresse du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat).
• Numéro d’immatriculation du syndicat au registre national des copropriétés et date de mise à jour.
• Date de création du règlement de copropriété.
• Éventuellement, numéro SIRET du syndicat de copropriétaires.

2. Identité du syndic ou de l’administrateur provisoire

• Nom, prénom et adresse du représentant légal.
• Éventuellement, numéro SIRET du représentant légal.
• Cadre d’intervention (mandat de syndic ou administration provisoire).

3. Organisation juridique de la copropriété

• Nature du syndicat (principal, secondaire, coopératif, résidence-services).
• Pour un syndicat secondaire, numéro d’immatriculation du syndicat principal.

4. Caractéristiques techniques

• Nombre total de lots mentionnés dans le règlement.
• Répartition des lots (habitation, commerces, bureaux).
• Nombre de bâtiments et période de construction.

5. Équipements de la copropriété

• Type de chauffage et énergie utilisée pour un chauffage collectif non urbain.
• Nombre d’ascenseurs.

6. Caractéristiques financières

• Lorsque l’exercice comptable est terminé et que les comptes ont reçu l’approbation de l’assemblée générale, la fiche synthétique doit indiquer :
  • Les dates de début et de fin de l’exercice comptable ainsi que la date de l’assemblée générale ayant validé les comptes.
  • Le total des charges relatives aux opérations courantes.
  • Le total des charges associées aux travaux et aux opérations exceptionnelles.
  • Le montant total des dettes envers les fournisseurs, des rémunérations et autres dettes.
  • Le montant total des sommes impayées.
  • Le nombre de copropriétaires endettés dont la somme due excède 300 €.
  • Le montant alloué au fonds de travaux.
• Dans le cas où il s’agit du premier exercice comptable et que les comptes n’ont pas encore été approuvés par l’assemblée générale, la fiche synthétique se contentera de mentionner les dates de début et de fin de cet exercice comptable.

Qui est responsable de la rédaction et de la mise à jour de la fiche synthétique ?

C’est le syndic de copropriété qui se charge de l’établissement et de l’actualisation de la fiche synthétique de copropriété. Pour cette mission, le syndic reçoit une rémunération, dont le montant est déterminé en accord avec les copropriétaires.

Si un administrateur provisoire est désigné par le Tribunal de Grande Instance, il prendra en charge cette tâche à la place du syndic.

Chaque année, le représentant légal de la copropriété actualise les informations contenues dans le document. Cette mise à jour doit être effectuée dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale durant laquelle les comptes de l’exercice comptable précédent ont été validés.

La fiche synthétique peut être extraite du registre des copropriétés.

Comment obtenir la fiche synthétique de copropriété ?

Tout copropriétaire a le droit de consulter cette fiche. Pour ce faire, il suffit de formuler une demande auprès du syndic, par n’importe quel moyen.

Le syndic dispose alors d’un délai d’un mois pour fournir le document demandé au copropriétaire. Si le délai n’est pas respecté, une pénalité de 15 € par jour de retard sera déduite de sa rémunération annuelle forfaitaire.

Par ailleurs, une copie de cette fiche doit impérativement être jointe aux documents légaux lors de la vente d’un lot de copropriété.

Est-ce que la consultation est gratuite ?

Oui, consulter la fiche synthétique de copropriété est totalement gratuit. Chaque copropriétaire qui souhaite obtenir ce document peut effectuer une demande au syndic ou à l'administrateur de la copropriété, par écrit, par oral ou par téléphone.

Pour laisser une trace, il est recommandé de faire cette démarche de façon écrite et datée. Le syndic a ensuite l’obligation de fournir le document mis à jour dans un délai d’un mois suivant la demande.

Modèle de fiche synthétique de copropriété

Le plus souvent, la fiche synthétique est générée à partir du registre d’immatriculation des copropriétés. Mais, selon le décret du 21 décembre 2016, le syndic a la liberté de créer cette fiche par n’importe quel moyen, tant qu’elle contient toutes les informations stipulées par le décret.

Retrouvez ici un modèle de fiche synthétique : registre_copros_fiche_synthetique__20170607_specimen.pdf

Contactez Hellio, partenaire en économies d’énergie des syndics et copropriétaires.