Logiciel de suivi de travaux : quelle solution digitale pour les copropriétés ?

Pour un syndic de copropriété, le suivi de travaux est une mission complexe au quotidien. Bonne nouvelle, un logiciel efficace permet de gagner du temps dans les démarches et obligations : diagnostics, chantiers de rénovation énergétique, PPT... Chez Hellio, nous proposons une plateforme de suivi de chantier de travaux CoproSolutions, un outil intuitif qui permet de centraliser et de digitaliser le suivi de plusieurs points indispensables à une bonne gestion des résidences en habitat collectif.

Je veux tester la plateforme de suivi de travaux.

Pourquoi choisir un logiciel pour piloter les travaux en copropriété ?

Planifier une visite technique pour un diagnostic, faire une demande de devis, suivre des travaux et respecter un échéancier et un budget, le suivi de travaux de rénovation peut être un véritable chemin semé d’embûches pour une copropriété.

Selon une étude de Hellio, 37 % des copropriétaires jugent les démarches administratives autour de la rénovation énergétique trop complexes à comprendre.

Rappelons qu’il est pourtant essentiel pour un syndic d’initier des opérations de conservation et d’amélioration de l’habitat afin de respecter certaines obligations légales. Et tout simplement dans le but de réaliser des économies d’énergie et faire baisser les charges !

Dans le cadre de la loi Climat et résilience et de la loi ALUR (l’accès au logement et un urbanisme rénové), chaque copropriété est tenue de réaliser un certain nombre de diagnostics (diagnostic de performance énergétique collectif, projet de plan pluriannuel de travaux ou PPPT voire diagnostic technique global ou DTG). Ces rapports donnent lieu à des recommandations de travaux, non obligatoires tant qu’ils ne sont pas acceptés en assemblée générale (hormis urgence liée à la sécurité de l’immeuble).

Avec un logiciel de suivi de travaux et de pilotage de chantier, une copropriété a plus de facilité à rester conforme à la réglementation. Une plateforme de suivi digital de copropriétés permet d’avoir un suivi centralisé d’un portefeuille de résidences en habitat collectif. En un coup d’œil, le syndic visualise l’ensemble des copropriétés dont il assure la gestion au quotidien directement sur le tableau de bord de son espace personnel.

En clair, il s’agit d’une “interface rapide, efficace, qui permette d’accéder à l’information recherchée sans perdre de temps.”

Les fonctionnalités d’un logiciel de pilotage de travaux en copropriétés sont étudiées pour aider au maximum un gestionnaire ou un syndic :

• simplifier les démarches administratives en matière de projets de rénovation énergétique ;
• gagner du temps pour initier, planifier les travaux et suivre les chantiers en cours (réduction des échanges e-mails, obtenir un devis en 24 à 48 h) ;
• optimiser les processus de pilotage des travaux de rénovation (standardiser les demandes de devis auprès des artisans/professionnels, assurer le suivi) afin d’être plus réactifs ;
• centraliser sur une seule interface les divers documents nécessaires à la rénovation (rapports de diagnostics, devis, votes de l’AG, attestation de livraison de chantier) ;
• améliorer la transparence et la communication envers les copropriétaires avec l’édition de rapports et le partage de documents.

• faciliter la lecture et le suivi des plans pluriannuels de travaux, avec une fonctionnalité intelligente de lecture et d’analyse des échéanciers de travaux. Des rappels sur les travaux à mettre au vote année par année, une simplification du langage technique.

Besoin d’un accompagnement dans la gestion de copropriétés ?

Zoom sur les fonctionnalités de CoproSolutions : pilotage des travaux

Depuis 2008, Hellio accompagne les copropriétés à travers des solutions complètes de modernisation de l’habitat collectif.

Dans cette optique, nos équipes ont lancé CoproSolutions, la plateforme de suivi digitale de travaux de rénovation en copropriété. Zoom sur ses fonctionnalités à travers le prisme de nos 3 objectifs fondamentaux :

• la rénovation globale de l’habitat collectif ;
• la mobilisation des financements publics et privés ;
• la mise en conformité vis-à-vis des réglementations en vigueur.

Comment ça marche ?

CoproSolutions propose une interface unique permettant de centraliser le portefeuille de résidences en habitat collectif. Voici les principales fonctionnalités utiles pour le gestionnaire de copropriétés :

• suivi détaillé de chaque copropriété (devis à signer, visite technique à réaliser, notification de travaux, etc.) ;
• centralisation de toutes les demandes de diagnostics et rapports ;
• évaluation des besoins (PPT, audit énergétique, DPE, diagnostic technique global) ;
• demandes de visite technique pour réalisation d’un diagnostic ;
• demandes de devis travaux ;
• échéancier de travaux poste par poste sur 10 ans ;
• messagerie pour contacter directement les professionnels chargés des travaux ;
• suivi en temps réel des travaux ;
• demandes de financement (CEE, MaPrimeRénov’) ;
• demandes et réceptions de primes CEE ;
• historique détaillé de toutes les opérations de travaux réalisés. Pratique lors d’un changement de gestionnaire, l’historique permet d’avoir une vue d’ensemble du passif d’une copropriété ;
• téléchargement de l’échéancier de travaux pour présentation à l’assemblée générale (AG).

Fonctionnalités PPT : simplifiez les obligations de travaux de votre copropriété

Le plan pluriannuel de travaux est un document indispensable à la gestion de l’habitat collectif.

Désormais obligatoire pour toutes les copropriétés de plus de 15 ans, ce rapport technique permet de synthétiser et hiérarchiser l’ensemble des travaux de rénovation pour garder en état les copropriétés en matière de sécurité et d’amélioration de la performance énergétique. Et ce sur les 10 prochaines années.

En tant que gestionnaire, le PPT peut toutefois être complexe pour vous en raison de sa longueur, des travaux multiples abordés, des divers diagnostiqueurs qui interviennent, etc.

Avec CoproSolutions, sa réalisation gagne en simplicité. Le logiciel de suivi de travaux permet d’avoir une digitalisation du PPT, à savoir :

• importation des dossiers PPT ;
• lecture intelligente du PPT ;
• synthétisation pour une lecture rapide des travaux à réaliser ;
• établissement d’un échéancier de travaux, poste par poste, année et par année. Pour une lecture rapide, la catégorisation des travaux est simplifiée : énergie, sécurité, entretien, confort ;
• possibilité de réorganisation des travaux en fonction des priorités ;
• notifications de rappels de travaux à soumettre en assemblée générale ;
• suivi et mises à jour des votes en AG ;
• demande de devis pour des travaux de rénovation énergétique ;
• demande de prime CEE ;
• réception des factures ;
• suivi en temps réel du chantier ;
• outil de simulation d’un chiffrage des financements possibles (prime CEE, MaPrimeRénov’, etc.) en fonction des travaux dégagés par l’audit énergétique, avec reste à charge pour la copropriété. Possibilité de simuler selon plusieurs scénarios de travaux.

Quelles perspectives pour CoproSolutions ?

À l’écoute des préoccupations et des besoins de ses utilisateurs, les équipes Hellio planchent sur de nouvelles fonctionnalités pratiques. L’objectif est toujours de simplifier la vie des gestionnaires.

Parmi les nouveautés à venir, la possibilité de contacter directement les professionnels du bâtiment/artisans pour assurer un suivi direct des travaux. Notamment pour les chantiers hors suivi de Hellio.

Autre fonctionnalité très attendue des gestionnaires : l’évaluation des consommations énergétiques des bâtiments corrélées aux aides à la rénovation énergétique. Un outil efficace pour évaluer la retour sur investissement des chantiers de rénovation.

Hellio, aux côtés des copropriétés pour leur transition énergétique

L’amélioration de la performance énergétique des bâtiments d’habitation collective est un enjeu central pour les gestionnaires et syndic de copropriétés. Interdiction de location des passoires thermiques, hausse du coût de l’énergie, vieillissement des équipements… L’isolation, le remplacement du système de chauffage et l’optimisation de la ventilation répondent à de nombreuses problématiques.

Notre mission chez Hellio est d’aider les copropriétaires à réaliser des économies d’énergie, décarboner les résidences collectives et in fine réduire leurs charges. Pour atteindre leurs objectifs, plusieurs solutions complètes existent en matière de rénovation globale, d’accompagnement pour la réalisation de diagnostics obligatoires, en assistance de maîtrise d’ouvrage (AMO), ainsi que dans la sélection de professionnels de travaux agréés.

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