L’assemblée générale (AG) de copropriété est un des temps forts de la vie d’un immeuble collectif. Elle permet à tous les copropriétaires de se réunir pour voter les décisions importantes : travaux, budget, élection du syndic, etc. Mais encore faut-il être correctement convoqué ! Hellio fait le point sur la convocation à l’AG de copropriété : qui l’envoie, quels sont les délais légaux, ce que doit contenir l’ordre du jour et quelles démarches entreprendre en cas de litige.
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À quel moment faut-il convoquer l’assemblée générale de copropriété ?
La convocation à l’assemblée générale de copropriété doit se faire selon un calendrier précis qui varie selon le type d’assemblée générale.
L’AG ordinaire doit être réunie au moins une fois par an. La convocation doit être adressée dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l’exercice comptable précédent.
Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, l’envoi de la convocation se fait dès que le moment est jugé nécessaire pour la tenue d’une telle réunion.
Dans tous les cas, les copropriétaires doivent être informés de la tenue de l’AG au moins 21 jours avant la date, afin qu’ils puissent se rendre disponibles pour y participer. C’est la date de l’accusé de réception (ou du récépissé en cas de remise en main propre) du courrier qui constitue le point de départ de ce délai de 21 jours.
Il est possible que le règlement de copropriété prévoit un délai plus long pour prévenir les copropriétés de la tenue de l’AG. A contrario, il est possible de raccourcir le délai si une situation d’urgence l’exige (nécessité de prendre une décision de conservation matérielle de l’immeuble).
La convocation à l’AG de copropriété est obligatoire dans tous les cas pour les copropriétés dotées de plus de 5 lots. Pour les plus petites copropriétés, il existe des exceptions selon les cas.
Qui doit envoyer la convocation d’assemblée générale de copropriété ?
Le syndic a la charge de convoquer l’ensemble des copropriétaires à l’AG. Toutefois, certaines situations exceptionnelles permettent à d’autres personnes de remplir ce rôle.
Le principe de la convocation à l’AG par le syndic
En principe, la responsabilité d’envoi des convocations à l’AG de copropriété incombe au syndic. Outre la convocation annuelle obligatoire, le syndic est tenu de convoquer une AG :
- Lorsque le conseil syndical ou au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires lui en fait la demande.
- Lorsqu’un copropriétaire le demande pour que l’AG se prononce sur une ou plusieurs questions relatives à ses droits et obligations.
- Lorsque le syndic a effectué des travaux urgents sans obtenir l’accord du syndicat des copropriétaires.
- Lorsqu’une catastrophe technologique touchant les parties communes de l’immeuble a eu lieu.
Les cas exceptionnels de convocation à l’AG
À titre exceptionnel, d’autres personnes peuvent réaliser la convocation à l’AG.
Le président du conseil syndical est en droit de convoquer une AG de copropriété :
- En cas d’empêchement du syndic. L’AG servira alors uniquement à désigner un nouveau syndic.
- En cas de refus ou de négligence du syndic qui n’a pas donné suite à une demande d’AG de la part des copropriétaires ou du conseil syndical.
Les copropriétaires peuvent aussi réunir l’AG de copropriété. Cela concerne des cas exceptionnels lorsque la copropriété est dotée d’un syndic. Et en l’absence de syndic, tout copropriétaire peut réunir l’AG uniquement dans le but de nommer un nouveau syndic.
Enfin, si la copropriété est détenue par 2 copropriétaires uniquement, chacun a le droit de réunir l’AG quand il le souhaite.
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Quel est le processus de convocation d’une assemblée générale de copropriété ?
La convocation doit contenir plusieurs informations indispensables afin de porter à la connaissance des copropriétaires l’ensemble des éléments liés aux décisions qui seront votées lors de l’AG. En plus, une procédure particulière est demandée pour transmettre la convocation aux copropriétaires, afin de s’assurer de la bonne réception du document. Parfois, des litiges surviennent en cas de non-réception ou de réception tardive de la convocation.
Le contenu de la convocation
La convocation doit contenir un certain nombre d’informations :
- Le lieu, la date et l’heure de la réunion.
- L’ordre du jour qui précise le détail des questions soumises au vote des copropriétaires. Il est établi par le syndic, en concertation avec le conseil syndical.
- Le mode de consultation des justificatifs de charges de copropriété disponibles avant la réunion avec le lieu, la date et les heures de consultation.
- Les documents nécessaires pour la validité d’une décision ou pour l’information des copropriétaires.
- Le formulaire de vote par correspondance, destiné aux copropriétaires qui ne peuvent pas être présents à l’AG.
Les formalités d’envoi de la convocation
L’envoi de la convocation à l’AG se fait soit par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) soit par voie électronique si le copropriétaire a donné son accord écrit pour ce mode de transmission.
Une remise en main propre est également possible. Le destinataire doit alors émarger ou signer un récépissé pour justifier la bonne réception du document.
L’absence ou la réception tardive de convocation
Si un des copropriétaires n’a pas été dûment convoqué à l’AG, il peut saisir la justice pour demander l’annulation de l’AG dans un délai de 2 mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée. Il peut également poursuivre le syndic en justice, s’il peut se prévaloir d’un préjudice lié à l’absence de convocation.
De même, si la convocation a été reçue tardivement, sans respect du délai prévu, le copropriétaire peut saisir la justice pour obtenir la nullité de l’assemblée générale.
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