Tout savoir sur le registre des copropriétés : est-il obligatoire ?

La vie d’une copropriété est régie par différentes obligations, dont l’immatriculation au registre des copropriétés dès sa création. L’objectif de cet annuaire : recenser toutes les copropriétés à usage d’habitat. Chacune d’entre elles doit s’immatriculer en ligne et effectuer différentes démarches incontournables. Pourtant, près d'une sur deux ne serait toujours pas enregistrée en 2021. Explications.

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Registre des copropriétés : définition et objectifs

Le registre des copropriétés est un annuaire tenu par l’Anah (Agence nationale de l’habitat) qui réunit toutes les copropriétés totalement ou partiellement dédiées à l’habitation. Il remplit plusieurs objectifs :

• Améliorer la connaissance du parc de copropriétés : leurs caractéristiques et leur état.
• Anticiper les situations de fragilisation des copropriétés, afin que les pouvoirs publics puissent apporter leur aide en amont.
• Récolter des données sur les charges, utiles pour les syndics, copropriétaires et futurs acquéreurs.

Le numéro d’immatriculation de la copropriété est indispensable pour les ventes et demandes de subventions publiques.

Quel contenu trouve-t-on dans le registre des copropriétés ?

De nombreuses informations sont recueillies et répertoriées dans le registre des copropriétés :

• L’identité complète de la copropriété : nom, adresse, date d’émission du règlement de copropriété, nombre et nature des lots, références cadastrales,
• Le type de gestion : syndic professionnel ou bénévole,
• Les données financières : date de début et de fin de l’exercice comptable, charges pour opérations courantes/exceptionnelles et pour travaux, récapitulatif des impayés des copropriétaires, montant du fonds de travaux (désormais obligatoire depuis la loi Alur pour rénover les parties communes)…
• Les informations sur le bâti : période de construction, étiquette énergétique, nombre d’ascenseurs, type de chauffage…
• Les éventuelles procédures judiciaires (nomination d’un mandataire par exemple) ou administratives (arrêté de travaux) en cours.

Pour connaître la totalité du contenu, se reporter à l’arrêté du 10 octobre 2016.

Le registre de copropriété en ligne pour toute démarche

Le site du registre national des copropriétés donne accès au syndic à différents outils pour sa gestion quotidienne :

• Immatriculation de la copropriété,
• Mise à jour standard,
• Mise à jour annuelle,
• Renouvellement de mandat,
• Déclaration de changement de représentant légal,
• Dissolution.

Les obligations de la copropriété : immatriculation et mise à jour annuelle

Depuis fin 2018, l’obligation d’immatriculation a été étendue à toutes les copropriétés, peu importe leur taille. Chaque année, il faut également procéder à une mise à jour. Pourtant, près d'une copropriété sur deux ne serait pas immatriculée !

Selon les derniers chiffres officiels de l'Anah, on compte environ 573 000 copropriétés immatriculées au registre.

Qui procède à l’immatriculation au registre ?

C’est au syndic de copropriété d’effectuer l’immatriculation et la mise à jour, sauf dans certains cas particuliers :

• Création de copropriété : le notaire s’en charge ;
• Copropriété en difficulté : le mandataire ad hoc s’occupe de la démarche.

Comment immatriculer une copropriété en ligne ?

L’immatriculation est entièrement gratuite et dématérialisée. Elle se réalise sur le site du gouvernement dédié au Registre des copropriétés : « https://www.registre-coproprietes.gouv.fr ». La personne qui se charge de l’opération est appelée « télédéclarant ».

L’opération s’effectue en plusieurs étapes :

1. Il faut créer son compte pour obtenir un numéro de télédéclarant ;
2. Après l’activation du compte, certains documents sont à réunir : le règlement de la copropriété (à ne pas confondre avec le règlement intérieur de l'immeuble), le PV de l’assemblée générale et l’arrêté des comptes ;
3. Le représentant doit renseigner toutes les informations au sujet de la copropriété (adresse, date de création, gouvernance, nombre de lots…) ;
4. Dès la requête confirmée, il est possible de gérer les copropriétés depuis l’espace en ligne, et de réaliser la mise à jour annuelle.

Une fois immatriculée, la copropriété reçoit un numéro d’immatriculation. Ce dernier doit figurer sur les promesses et actes de vente pour chaque lot de la copropriété. Sans immatriculation ou actualisation des données, la copropriété ne peut pas bénéficier de certaines aides, comme l’éco-prêt à taux zéro ou MaPrimeRénov’.

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Comment faire la mise à jour en ligne de l'annuaire ?

Le représentant légal d’une copropriété a l’obligation de mettre à jour les données chaque année, via l’interface disponible en ligne. Cette action doit survenir au plus tard deux mois après la tenue de l’assemblée générale qui clôture les comptes.

Il convient de renseigner, a minima, les informations financières de la copropriété. Après avoir validé les nouvelles données, le télédéclarant reçoit une attestation de mise à jour et une fiche récapitulative synthétique, un document obligatoire et accessible à tout membre du syndicat des copropriétaires.

Peut-on accéder gratuitement au registre des copropriétés ?

Depuis 2017, l’annuaire des copropriétés est mis à disposition du grand public. N’importe qui peut donc accéder à certaines informations : nom, adresse, numéro d’immatriculation, date de création et nature de chaque copropriété enregistrée. Des rapports de synthèse sont également disponibles par région, département ou intercommunalité sur une période donnée.

Naturellement, l’État a accès à l’intégralité des données répertoriées dans le registre des copropriétés. Quant aux collectivités territoriales, elles peuvent consulter l’ensemble des informations relatives aux copropriétés situées sur leur territoire.

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