Chaque année, avant l'assemblée générale, les copropriétaires reçoivent un ensemble de documents comptables destinés à leur permettre de contrôler la gestion du syndic. Parmi eux figure souvent le relevé général des dépenses (RGD), un document consulté de près par les conseils syndicaux mais dont la portée reste mal comprise — y compris son absence de statut légal obligatoire. Définition, contenu, limites et bon usage : voici ce qu'il faut savoir pour l'exploiter correctement.
Qu'est-ce que le relevé général des dépenses ?
Le relevé général des dépenses est un document comptable traditionnel de la copropriété, antérieur à la loi SRU, qui présente les dépenses classées par clé de répartition, c'est-à-dire par catégorie de charges (entretien, énergie, assurances, honoraires du syndic, etc). Le relevé général des dépenses est un document traditionnel en copropriété, bien antérieur à la loi SRU, et qui présente les dépenses par clé (par catégorie de charges). Il constitue en pratique le détail de la colonne « Réalisé » de l'annexe comptable 3 (comptes de charges par nature), de la même manière que le grand livre détaille l'annexe 2.
Il est généralement préparé par le syndic en collaboration avec le conseil syndical, puis présenté et validé lors de l'assemblée générale des copropriétaires. Le document donne un aperçu détaillé des dépenses courantes nécessaires au fonctionnement et à l'entretien de l'immeuble.
Un document « des charges » plus que « des dépenses »
Le nom du document prête à confusion. On pourrait croire qu'il liste les dépenses effectivement payées par le syndic pour le compte de la copropriété. Ce n'est pas le cas. Il s'agit en réalité des factures enregistrées en comptabilité, qu'elles aient été réglées ou non — on devrait donc plutôt parler de « relevé des charges » que de « relevé des dépenses ». Cette nuance est importante : un conseiller syndical qui verrait une facture apparaître sur le RGD ne doit pas en déduire qu'elle a été payée.
Le relevé général des dépenses est-il une obligation légale ?
C'est un point de confusion fréquent chez les copropriétaires : le RGD, en tant que tel, n'est pas une annexe imposée par la réglementation comptable. L'article 11 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 énumère les documents à annexer à la convocation d'assemblée générale, et seules les cinq annexes prévues par le décret comptable du 14 mars 2005 sont exigées pour l'approbation des comptes du syndicat — le relevé général des dépenses n'en fait pas partie.
Dans les faits, ce document s'est toutefois imposé comme un standard de la profession. Les logiciels de gestion de copropriété le génèrent automatiquement, et de nombreux syndics le joignent systématiquement à la convocation d'AG, car il facilite la lecture des comptes par les copropriétaires non-initiés.
Ce qui, en revanche, est une obligation légale
Si le RGD lui-même n'est pas obligatoire, plusieurs éléments qui l'entourent le sont :
- La reddition des comptes par le syndic est une obligation légale, prévue par l'article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Elle doit être justifiée par les pièces comptables (factures, relevés bancaires, contrats).
- Le contrôle des comptes par le conseil syndical, avant leur approbation en AG, découle de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967. Ce contrôle doit être réalisé chaque année avant l'assemblée générale.
- La transmission des documents comptables au conseil syndical (annexes, relevés de dépenses, grand livre) doit intervenir suffisamment en amont de l'AG pour permettre un examen sérieux et la formulation de questions au syndic.
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À quoi sert concrètement le relevé général des dépenses ?
1. Contrôler la gestion du syndic
Le RGD permet aux copropriétaires et au conseil syndical de vérifier que les dépenses engagées correspondent aux décisions votées en AG, et d'identifier d'éventuelles dépenses inutiles, disproportionnées ou non justifiées. Il est utilisé lors du contrôle annuel des comptes, en amont de l'assemblée générale, et lors de la vérification des pièces effectuée au cabinet du syndic.
2. Justifier la régularisation des charges locatives
C'est l'un des usages les plus concrets du document, en particulier pour les copropriétaires-bailleurs. Lorsqu'un bailleur perçoit des provisions sur charges de son locataire (mensuelles ou trimestrielles), il doit procéder chaque année à une régularisation en comparant les provisions versées aux dépenses réelles du lot loué. Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le bailleur doit reverser le trop-perçu ; dans le cas inverse, le locataire doit verser un complément. Le montant des charges récupérées doit dans tous les cas être justifié — c'est précisément ce que permet le relevé général des dépenses.
3. Faciliter la lecture des comptes en assemblée générale
Les annexes comptables réglementaires (état financier, compte de gestion, état des travaux votés, etc.) restent parfois difficiles à interpréter pour un copropriétaire non-spécialiste. Le RGD, en détaillant les charges poste par poste, offre une vision plus lisible du budget réellement consommé sur l'exercice.
Les limites à connaître avant d'utiliser ce document
Le relevé général des dépenses présente une carence structurelle qu'il convient de garder à l'esprit : il ne recense que les dépenses passées en comptabilité au titre de l'exercice concerné, et non l'intégralité des engagements financiers de la copropriété sur la période. Une facture reçue tardivement, non encore enregistrée, ou rattachée à un exercice différent peut ainsi ne pas y figurer, alors même qu'elle correspond à une dépense réelle de l'immeuble.
Pour un contrôle rigoureux, il est donc recommandé de croiser le RGD avec le grand livre, les relevés bancaires du syndicat et les factures elles-mêmes, plutôt que de s'y fier comme unique source d'information.
Qui prépare le relevé général des dépenses et quand le recevoir ?
Le document est établi par le syndic, généralement via son logiciel de gestion, en lien avec le conseil syndical. Il est le plus souvent :
- joint à la convocation de l'assemblée générale appelée à statuer sur l'approbation des comptes ;
- remis lors du contrôle annuel des comptes, réalisé par le conseil syndical ou un copropriétaire mandaté, dans les locaux du syndic ;
- disponible sur l'extranet copropriété, lorsque le syndic en propose un, au même titre que les autres pièces comptables de l'exercice.
Cet article a une vocation informative et ne remplace pas les conseils d'un syndic professionnel ou d'un juriste spécialisé en droit de la copropriété. Les textes réglementaires évoluant régulièrement, il est recommandé de vérifier les dispositions en vigueur auprès du syndic ou sur Légifrance.
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